Порядок и правила оформления отпуска для работников. Когда положен первый отпуск после устройства на работу и порядок его предоставления

Как известно, по нормам Трудового кодекса каждый сотрудник компании имеет право на ежегодный отпуск. Соответственно, работодатель имеет обязанность этот отпуск сотруднику предоставить. Каждому работнику гарантировано не менее 28 календарных дней ежегодного основного отпуска. Некоторые категории работников имеют право также на дополнительный отпуск. В их число входят «вредники», те, чей рабочий день ненормирован, а также некоторые другие работники.

Когда работник может претендовать на свой первый отпуск?

Чтобы заработать право на него, нужно трудиться не менее 6 месяцев. Хотя в ряде случаев законодательство предусматривает и отклонение от этой нормы. Так, до истечения 6-ти месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, несовершеннолетним работникам, работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3-ех месяцев, а также в ряде других, предусмотренных федеральным законодательство, случаях.

Допустим, сотрудник уже отработал на благо компании достаточно времени, чтобы начать мечтать об отпуске.

Осталось определится с датой

Согласитесь, что это очень даже неплохо, когда желания одного субъекта трудовых отношений совпадают с возможностями другого. Однако существует множество примеров, когда работник рассчитывает на отпуск в июле, полагая провести эти заветные 28 дней где-нибудь на пляже в Краснодарском крае, а работодатель намерен предоставить работнику отпуск только в декабре, полагая, что снег, лыжи и санки ничем не хуже пляжа, моря и песка.

Чтобы как можно меньше было таких спорных вопросов, а работники, отстаивая свои права, не жаловались на работодателя, последнему необходимо, следуя «заветам» Трудового кодекса, составить график отпусков. И хотя это вряд ли избавит его от недовольства работников, которым вместо теплого лета может быть предложено отдохнуть холодной зимой, но, тем не менее, не оставит работникам шанса на предъявление претензий в нарушении их трудовых прав.

Утвердить этот график работодатель должен как минимум за 2 недели до начала календарного года, то есть график отпусков на 2012 год должен был быть готов 17 декабря 2011 года. А в вашей компании такой график есть?

Отмечу, что согласно статье 123 ТК РФ установление очередности отпусков - прерогатива работодателя, учитывать пожелания работников он не обязан, хотя, конечно же, никто не запрещает ему это делать.А вот учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации работодатель должен обязательно. Только вот много ли в современной России фирм, где существуют профсоюзные организации?

Итак, график () составлен и утвержден. Тут стоит отметить, что соблюдение графика отпусков - это обязанность как работников, так и работодателя.

Однако ничто не мешает этим двум сторонам трудовых отношений в случае достижения консенсуса изменить дату начала отпуска, а также разделить его на части (одна из которых не может быть менее 14 дней). Законодатель также предусмотрел случаи, при которых работник имеет право требовать у работодателя предоставить ему отпуск в строго определенное время. К такой категории работников относятся, в частности, кроме вышеназванных женщин, собирающихся в отпуск по беременности или же только что вернувшихся оттуда, и их мужьях, которым отпуск предоставляется в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. В данном случае также не важно, сколько этот сотрудник проработал в компании. Совместителям отпуск должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе (статья 286 ТК РФ).

Работодатель обязан не только упорядочить «походы» сотрудников в отпуск (с помощью графика), но и напомнить работнику о приближении заветного часа «икс». Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска работодатель в письменном виде под роспись уведомляет работника о начале предстоящего отпуска. Причем не обязательно для этой цели использовать отдельный бланк, достаточно просто за 2 недели издать приказ об отпуске (), который одновременно будет служить уведомлением.

Итак, заполняем форму Т-6.

В нашем примере сотрудник согласно графику отпусков должен отправиться в отпуск 30 января 2012 года на 28 дней. Напомню, что согласно статье 120 ТК РФ праздничные дни (в данном примере это 23 февраля) в число дней отпуска не включаются. Таким образом, отпуск сотрудника продлится по 27 февраля 2012 года. Это мы и отразим в бланке приказа.

Кроме того, необходимо также иметь в виду, что ежегодный отпуск предоставляется за рабочий год, который для каждого сотрудника индивидуален. Период, за который дается отпуск, также нужно отразить в приказе. В ряде случаев продолжительность этого периода превышает 1 год, так как согласно статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на отпуск, не включается, в частности, время нахождения в отпуске по уходу за ребенком, дни, которые сотрудник прогулял без уважительной причины, а также отпуска без сохранения заработной платы, превышающие 14 календарных дней в течение одного рабочего года.

В нашем примере сотрудник был принят на работу 1 февраля 2011 года. В 2011 году он находился в отпуске без сохранения заработной платы в период с 01.07.2011 по 31.07.2011. Таким образом, 17 дней из 31 в стаж, дающий право на отпуск, включены не будут. Период, за который ему предоставлен отпуск: с 01.02.2011 по 17.02.2012. Следующий рабочий год этого сотрудника будет уже отсчитываться с 18.02.2012.

Сотрудника необходимо ознакомить с приказом, а также рассчитать отпускные и выплатить их как минимум за 3 дня до начала отпуска. В нашем примере, когда начало отпуска приходится на 30 января, сотрудник должен получить отпускные 27 января. Если работодатель по каким-то причинам просрочил выплату, то он обязан начислить и выплатить компенсацию в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки (статья 236 ТК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что Трудовой кодекс разрешает сотруднику перенести отпуск на другое время в случае, если работодатель не выплатил отпускные в установленный срок или поздно предупредил сотрудника о начале отпуска.

"Советник бухгалтера", 2007, N 8

Право на ежегодный отпуск имеют все работники организации. При этом не имеет значения ни срок трудового договора, ни продолжительность рабочего дня, ни занимаемая должность, ни форма оплаты труда. Об этом гласят ст. ст. 93 и 114 ТК РФ.

За работниками, находящимися в отпуске, сохраняется место работы. Это значит, что, вернувшись из отпуска, работник не обнаружит, что был переведен на другую работу или уволен по инициативе администрации образовательного учреждения.

Рабочий год

Оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику один раз в каждом рабочем году. Рабочий год для отпуска может не совпадать с календарным годом. Он рассчитывается с момента поступления сотрудника на работу.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включаются:

• время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин, в том числе при отстранении его от работы по ст. 76 ТК РФ;
• время отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
• время отпуска без сохранения заработной платы, предоставленного по просьбе сотрудника, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года (ст. 121 ТК РФ).

Если какие-либо периоды не включаются в стаж, дающий право работнику на ежегодный отпуск, то рабочий год, за который предоставляется отпуск, увеличивается на число дней, исключаемых из стажа для отпуска.

Пример. Гражданин поступил на работу 1 октября 2006 г. Через шесть месяцев работы, то есть с 1 мая 2007 г., он может уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако за этот период гражданин был 20 дней в отпуске без сохранения заработной платы. Следовательно, рабочий год удлинится на 6 рабочих дней (20 р. дн. - 14 р. дн.).

Право на первый оплачиваемый отпуск

Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. В то же время существуют категории работников, которые имеют право на ежегодный отпуск до того, как они отработали 6 месяцев (ст. 122 ТК РФ). К ним относятся:

• беременные женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев;
• работники в возрасте до 18 лет;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

Продолжительность основного отпуска составляет:

• 28 календарных дней с учетом суббот и воскресений, но без праздничных дней. Это минимальная продолжительность отпуска, которая гарантирована всем лицам, работающим по трудовому договору;
• 2 рабочих дня за каждый месяц работы для работников, которые заключают трудовой договор на срок до двух месяцев.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

Согласно ст. 112 ТК РФ нерабочими праздничными днями в РФ являются:

• 1, 2, 3, 4, 5 января - Новогодние каникулы;
• 7 января - Рождество Христово;
• 23 февраля - День защитника Отечества;
• 8 марта - Международный женский день;
• 1 мая - Праздник Весны и Труда;
• 9 мая - День Победы;
• 12 июня - День России;
• 4 ноября - День народного единства.

Пример. Работнику организации предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 марта 2007 г. продолжительностью 28 календарных дней. 8 марта является праздничным нерабочим днем. Поэтому отпуск работника закончится не 28 марта, а 29 марта.

Таблица N 1

Продолжительность ежегодного основного отпуска для некоторых категорий работников

Продление ежегодного оплачиваемого отпуска

Болезнь может настигнуть работника не только во время его трудовой деятельности. Если же работник заболел или получил травму в то время, когда находился в оплачиваемом отпуске, его отпуск продлевается на количество дней нетрудоспособности, которые удостоверены листком нетрудоспособности.

Обратите внимание! Ежегодный оплачиваемый отпуск не продлевается, если работник ухаживал за больным ребенком или другим членом семьи.

В этом случае работник должен своевременно предупредить работодателя о том, что из отпуска он выйдет раньше. По согласованию с работодателем сотрудник может поступить и по-другому. Он может выйти на работу сразу после окончания отпуска по графику, а оставшуюся часть отпуска перенести на другой срок.

С 18 по 27 апреля (10 календарных дней) сотрудник проболел. В этом случае последний день отпуска будет перенесен на 12 мая:

Кроме того, отпуск сотрудника может быть продлен на время учебного отпуска (ст. 177 ТК РФ), а также в случае выполнения работником во время отпуска государственных обязанностей (участие в военных сборах, судебных заседаниях, работа в качестве члена избирательной комиссии и т.д.).

Деление отпуска на части

По соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск может быть разделен на части (ст. 125 ТК РФ). Причем одна из частей этого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Оставшийся же отпуск по усмотрению работника и работодателя может предоставляться частями и меньшей продолжительности.

Трудовой кодекс не уточняет порядок предоставления отпуска, если его продолжительность составляет 7 и менее дней.

Пример. Менеджеры Петров М.И. и Соколов Н.П. обратились к руководителю организации ООО "Смайл" с заявлением о предоставлении части ежегодного отпуска.

Петров М.И. написал заявление на отпуск с 5 по 9 июня (с понедельника по пятницу), а Соколов Н.П. - с 3 по 11 июня (с субботы одной недели до воскресенья другой недели).

Как в первом, так и во втором случае работники будут отдыхать 5 рабочих дней. Однако в первом случае работник получит отпускные за 5 календарных дня, а во втором случае - за 9 календарных дней отпуска.

В описанной ситуации каждый работник преследует свою цель. Петров М.И. включает в дни отпуска только рабочие дни, не учитывая выходные дни. В результате количество дней его отдыха за год увеличивается.

Соколов М.И., наоборот, старается прихватить к отпуску как можно больше выходных дней. Тем самым он стремится как можно больше заработать. Получается, что в выходные дни он не только отдыхает, но и получает отпускные.

Отметим, что Трудовой кодекс не запрещает поступать подобным образом.

Единственное условие, которое установлено трудовым законодательством, заключается в том, что одна из частей отпуска не может быть менее 14 календарных дней. При соблюдении этого условия продолжительность других долей отпуска может быть и три, и шесть, и девять календарных дней. Главное, чтобы такой подход к разбивке ежегодного оплачиваемого отпуска не нарушал нормальную работу организации и нашел поддержку у руководителя организации.

Ведь без его согласия администрация предприятия частичные отпуска работнику не предоставляет.

Документальное оформление отпуска

Порядок документального оформления отпусков мы представили в таблице N 2.

Таблица N 2

График отпусков

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с графиком отпусков на предприятии. Очередность отпусков работников предприятия определяется на основании графика отпусков.

Отпуска могут предоставляться как последовательно один за другим, так и одновременно всем или некоторым категориям работников. Все зависит от специфики деятельности конкретного предприятия.

Кроме того, отпуска не обязательно должны начинаться только 1-го или 15-го числа каждого месяца. По возможности их нужно равномерно распределить в течение всего месяца.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Он составляется ежегодно на основании пожеланий сотрудников предприятия и с учетом мнения профсоюзного комитета по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В графике все отпуска распределяются по строкам по мере очередности их предоставления с начала до конца года (с января по декабрь). В нем, как правило, указывается месяц ухода сотрудника в отпуск. Конкретная дата ухода в отпуск определяется уже после составления графика. Как правило, работник пишет заявление о предоставлении отпуска, в котором указывает дату его начала и окончания с учетом графика отпусков.

Однако может быть составлен и более четкий график, где указываются конкретные даты ухода в отпуск каждого работника.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск сотрудника может быть разделен на части и предоставляться в разные месяцы (ст. 125 ТК РФ). В этом случае вносить в график отпусков фамилию сотрудника нужно несколько раз по числу частей отпуска.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем за две недели до наступления календарного года, то есть не позднее 16 декабря.

Утвержденные графики вывешиваются на видном месте или объявляются работникам под расписку. Для того чтобы избежать в дальнейшем каких-либо конфликтов с работниками, можно сделать в графике специальную графу, в которой они будут расписываться. Это будет означать, что сотрудники согласны с составленным графиком.

По мере ухода в отпуска работников в графике отпусков в графе 7 "Отпуск/дата/фактическая" указываются даты фактического ухода в отпуск.

Трудовым кодексом определены категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в любое удобное для них время.

К ним относятся:

1. Работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
2. Некоторые категории граждан, которые подверглись воздействию радиации после чернобыльской катастрофы (Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС").
3. Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев РФ и полных кавалеров ордена Славы").
4. Инвалиды войны (пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах").
5. Ветераны Великой Отечественной войны и ветераны боевых действий на территориях других государств, ветераны труда и некоторые другие категории работников в соответствии с Федеральным законом от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах".
6. Лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов").
7. Лица, награжденные знаком "Жителю блокадного Ленинграда" (пп. 9 п. 1 ст. 18 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах").
8. Лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог, - в удобное для них время (пп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах").
9. Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы").

Супругам военнослужащих отпуск предоставляется по их желанию одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 123 ТК РФ). Продолжительность этого отпуска может быть приравнена к отпуску военнослужащего. Притом часть отпуска, превышающая продолжительность отпуска по их основному месту работы, предоставляется без сохранения заработной платы.

Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

По желанию мужа в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам ежегодный отпуск предоставляется ему в любое время независимо от времени его непрерывной работы на данном предприятии (ст. 123 ТК РФ).

Женщинам ежегодный отпуск может быть предоставлен по их желанию:

• перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• после окончания отпуска по уходу за ребенком.

Такое положение установлено ст. 260 ТК РФ.

По соглашению между работодателем и работником, совмещающим работу с обучением, основные ежегодные отпуска присоединяются к учебным отпускам (ст. 177 ТК РФ).

Заявление о предоставлении отпуска

Трудовой кодекс обязывает составлять заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска только тех работников, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы на предприятии (ст. 122 ТК РФ).

В остальных случаях работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск на основании графика отпусков и приказа руководителя, который издается в соответствии с графиком отпусков.

Следовательно, если в графике отпусков указана конкретная дата, с которой начинается отпуск работника, то писать заявление о предоставлении отпуска ему вовсе не обязательно.

Если же в графике отпусков обозначен только месяц, на который приходится отпуск сотрудника, то ему необходимо уточнить дату начала своего отпуска. В этом случае заявление сотрудника о предоставлении отпуска просто необходимо. Написать его нужно не позднее чем за 15 дней до начала отпуска.

Перенос отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть перенесен как по инициативе работника, так и по инициативе администрации. Рассмотрим каждый случай.

Перенос отпуска по инициативе работника

Если работник не может использовать отпуск в дни, установленные графиком, то ему следует обратиться к администрации предприятия с просьбой о его переносе. Если работодатель не против, то отпуск может быть перенесен на другой срок.

Соглашение между работником и работодателем в этом случае можно считать достигнутым, если работник написал заявление о переносе отпуска, а работодатель на основании этого заявления издал приказ (распоряжение) о перенесении отпуска на указанную в заявлении дату.

Без согласия работодателя в этом случае отпуск работника на другой срок не переносится.

Однако возможны ситуации, когда согласия работодателя на перенос отпуска не требуется. Например , если:

• работодатель нарушил срок оповещения работника о начале отпуска;
• работник не получил своевременно отпускные;
• работник заболел перед отпуском;
• ежегодный отпуск совпадает по времени с дополнительным учебным отпуском (ст. 177 ТК РФ).

Перенос отпуска по инициативе работодателя

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В то же время предоставляемые отпуска не должны нарушать нормального хода работы предприятия.

Поэтому в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно перенести отпуск работника на следующий рабочий год.

Но только с согласия работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

Что касается работников, которым еще не исполнилось 18 лет, а также тех, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями, то согласно Трудовому кодексу они должны отдыхать ежегодно. Поэтому перенести отпуск такого сотрудника на следующий год работодатель не может.

Кроме того, работодателю нужно помнить, что Трудовой кодекс запрещает не предоставлять ежегодный отпуск работникам предприятия в течение двух лет подряд.

Как оформить перенос отпуска?

Перенос отпуска осуществляется на основании приказа руководителя. Унифицированной формы приказа на перенос отпуска нет. Поэтому этот документ составляется в произвольной форме (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Если отпуск переносится по инициативе работника, то ему необходимо написать соответствующее заявление. На основании этого заявления руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении очередного ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику.

В приказе необходимо указать:

• на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т.д.);
• на какой срок переносится отпуск.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

В случае перенесения отпуска заполняются графы 8 и 9 таблицы Графика отпусков, где указываются основание для перенесения отпуска и дата предполагаемого отпуска.

Графа 10 "Примечание" заполняется в случае, когда работнику по какой-либо причине (документально обоснованной) был перенесен его запланированный отпуск.

Отзыв работника из отпуска

В случае производственной необходимости работодатель может отозвать работника из отпуска (ст. 125 ТК РФ). Но только если сам работник согласен выйти на работу до окончания ежегодного отпуска.

Отзыв работника из отпуска оформляется приказом или распоряжением руководителя. В этом приказе должны быть указаны причины, по которым работник отзывается из отпуска. Там же надо указать, сколько дней отпуска успел израсходовать работник и сколько дней осталось неиспользованными.

В Трудовом кодексе не указано, в какой форме должно быть выражено согласие работника на отзыв из отпуска. Работник может сделать приписку в приказе об отзыве из отпуска, что согласен прервать отпуск.

Если работника отзывают из отпуска, то оставшаяся часть отпуска остается неиспользованной. Работник может распорядиться ею по своему усмотрению. Либо остаток отпуска предоставляется работнику по его заявлению в удобное для него время в течение текущего рабочего года, либо он присоединяется к отпуску за следующий рабочий год. Соответствующие сведения нужно внести в график отпусков и сделать перерасчет заработной платы работника.

Учтите, что нельзя отзывать из отпуска некоторые категории работников. Например :

• работников в возрасте до 18 лет;
• беременных женщин;
• работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.

О.А.Курбангалеева

Консультант-эксперт

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

Приближается пора отпусков. О том, кто имеет право на отпуск, какова его продолжительность, как рассчитать отпускные и отразить их в учете, расскажет наша статья.

Как оформить отпуск

Кто имеет право пойти в отпуск

Продолжительность отпуска

Как написать заявление

После составления заявления его подписывает руководитель организации.

Как оформить приказ

Как рассчитать отпускные

• период, учитываемый при расчете отпускных;
• количество дней в расчетном периоде;
• среднедневной заработок в расчетном периоде;
• количество дней отпуска;
• сумму отпускных к выплате.

Как рассчитать отпускные при не полностью отработанном расчетном периоде, покажет пример.Пример 2 Работник ООО «Вектор» Васильев уходит в отпуск 2 июня 2003 года на 28 календарных дней. Месячный оклад работника составляет 10 500 рублей. В расчетный период для определения отпускных вошли три месяца: март, апрель и май.Апрель и май отработаны Васильевым полностью, а в марте он проболел с 17-го по 19-е число включительно, то есть три рабочих дня. Всего в марте 20 рабочих дней. Таким образом, на отработанное время приходится 17 рабочих дней (20 – 3). В марте работнику начислена зарплата в сумме 8925 рублей (10 500 рублей: 20 дней х 17 дней).Продолжительность расчетного периода для исчисления отпуска была рассчитана так:17 дней х 1,4 + 29,6 дня х 2 месяца = 83 дня.Общая сумма начислений за расчетный период составила:8925 рублей + 10 500 рублей + 10 500 рублей = 29 925 рублей.Средний дневной заработок Васильева для определения отпуска бухгалтер «Вектора» посчитал так:29 925 рублей: 83 дня = 360,54 рубля. Размер отпускных составит:360,54 рубля х 28 дней = 10 095,12 рубля.Обратите внимание: в случае повышения в расчетном периоде оплаты труда зарплата за этот период увеличивается на коэффициент повышения окладов. Например, если сотрудник идет в отпуск в июле, а с мая его оклад повысили с 5 до 6 тысяч рублей, то апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000: 5000).Пример 3 Работник ЗАО «Мир» Дмитриев подал заявление о предоставлении ему отпуска с 12 мая 2003 года на 28 календарных дней. Расчетным периодом в этом случае будут февраль, март и апрель. Весь этот период отработан сотрудником полностью.Оклад Дмитриева с января по март был равен 4000 рублей. С апреля ему установлен оклад в размере 5000 рублей. Кроме того, в апреле Дмитриеву выплачена премия за высокие результаты в работе в сумме 3000 рублей.Для расчета отпускных зарплата работника за февраль и март должна быть увеличена в 1,25 раза (5000: 4000). Кроме того, в общую сумму выплат за расчетный период нужно включить премию.Размер начислений, учитываемых при расчете отпускных, будет равен:4000 рублей х 1,25 + 4000 рублей х 1,25 + 5000 рублей + 3000 рублей = 18 000 рублей.Размер среднедневного заработка для расчета отпускных составил:18 000 рублей: 3 месяца: 29,6 дня = 202,7 рубля.Сумму отпускных бухгалтер «Мира» определил так:202,7 рубля х 28 дней = 5675,6 рубля.Как отразить отпускные в учетеВ бухгалтерском учете отпускные относятся к расходам по обычным видам деятельности как расходы на оплату труда. Они облагаются ЕСН, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и налогом на доходы физлиц. Обратим внимание, что выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска. На это указано в статье 136 Трудового кодекса РФ.Зачастую период отпуска охватывает два соседних месяца. При этом любые расходы надо отражать в том периоде, к которому они относятся. Поэтому часть отпуска, приходящаяся на следующий за отчетным месяц, относится к расходам будущих периодов.Пример 4 Воспользуемся данными предыдущего примера. Часть отпуска работника, приходящаяся на май, равна 20 дням. Оставшиеся 8 дней (28 – 20) относятся к июню.ЗАО «Мир» занимается торговлей. Взносы на страхование от несчастных случаев организация платит по ставке 0,2 процента.Начисление и выплату отпускных Дмитриеву бухгалтер «Мира» отразил так:В маеДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70– 4054 рубля (202,7 рубля х 20 дней) – начислены отпускные за май;ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70– 1621,6 рубля (202,7 рубля х 8 дней) – включены в состав расходов будущих периодов отпускные за июнь;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»– 738 рублей (5675,6 рубля х 13%) – удержан налог на доходы физлиц;ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1, 69-2…– 1443,22 рубля (4054 рубля х 35,6%) – начислен ЕСН и пенсионные взносы на сумму майских отпускных;ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»– 8,11 рубля (4054 рубля х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму майских отпускных; ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69-1, 69-2…– 577,29 рубля (1621,6 рубля х 35,6%) – начислен ЕСН и пенсионные взносы на сумму июньских отпускных;ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»– 3,24 рубля (1621,6 рубля х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму июньских отпускных;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50– 4937,6 рубля (5675,6 – 738) – выданы отпускные.В июнеДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 97– 2202,13 рубля (1621,6 + 577,29 + 3,24) – включена в состав расходов сумма затрат на выплату отпускных, приходящаяся на июнь.В налоговом учете отпускные относятся к расходам на оплату труда. На это указано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Поэтому они уменьшают облагаемую налогом прибыль.

Мы рассмотрели самые сложные вопросы о том, как отправить сотрудника в отпуск. Например, когда может уйди в отпуск новый сотрудник, или как рассчитать отпускные новичку.

Как отправить сотрудника в отпуск в сложных ситуациях

Отпуск положен работнику, с которым хозяйство подписало трудовой договор. Причем срок его действия не важен. Так что сотрудникам на срочном контракте отпуск тоже предоставляйте.

Новый работник вправе взять отпуск через шесть месяцев после того, как устроился -статья 122 ТК РФ. Но компания может дать его и раньше - по договоренности.

Нельзя отказать женщинам перед декретом или непосредственно после него, сотрудникам до 18 лет (ст. 122 ТК РФ). Досрочный отпуск может оформить муж в период декрета жены. Это следует из статьи 123 ТК РФ.

Каким образом уведомить сотрудника об отпуске

Сроки отпуска на текущий год фиксируют в специальном графике. Его обязана составлять каждая компания. И не позже двух недель до нового года. Если сотрудник идет в отпуск по графику, его письменно информируют о начале отдыха. Сообщение направляют персонально отпускнику. Сделать это надо не позже чем за две недели до начала отдыха (ст. 123 ТК РФ). В уведомлении прописывают его номер и дату, название организации, должность и Ф.И.О. работника. Заверьте документ подписью руководителя. Сотрудник тоже должен в нем расписаться. Это свидетельство, что он ознакомился с бумагой. Уведомлять сотрудника не придется, если он написал на отпуск заявление. Например, когда отдых не по графику.

Как рассчитать отпускные и как отправить сотрудника в отпуск

Средний дневной заработок для оплаты отпусков определяют за последние 12 календарных месяцев. Например, работник пойдет в отпуск с 25 апреля 2016 года. Тогда расчетный период - с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года.

В хозяйстве могут применять иной расчетный период. Но только если это не снижает размер отпускных (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Тогда бухгалтеру придется дважды считать средний заработок - по общим и собственным правилам, чтобы сравнить результат.

В расчет среднего заработка включают (п. 2 Положения):

• зарплату;
• надбавки и доплаты;
• выплаты, связанные с условиями труда. Например, районные коэффициенты, компенсации за тяжелую, вредную и сверхурочную работу;
• премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Стимулирующие суммы, которые не входят в оплату труда, при расчете не учитывают.

Пример 1

Расчет отпускных, если сотрудник трудился весь год без пропусков.

С 20 июня 2016 года работник идет в отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период - с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. Оклад сотрудника - 16 000 руб. в месяц. Средний дневной заработок равен:
16 000 руб. × 12 мес. : (12 мес. × 29,3 дн.) = 546,08 руб.
где 29,3 - среднемесячное число календарных дней, которое берут для расчета среднедневного заработка.
Отпускные составят:
546,08 руб. × 28 дн. = 15 290 руб.

А если в расчетном периоде работник болел, находился в командировке или отпуске? Это время и полученные за него суммы в расчет не включают - пункт 5 Положения.

Может получиться, что в расчетном периоде человек отработал всего несколько месяцев или даже несколько дней. Тогда среднедневной заработок считают исходя из начисленной зарплаты за эти периоды.

Чтобы определить количество календарных дней в неполном месяце, 29,3 разделите на число дней в этом месяце - 28, 29, 30 или 31. Получается четыре коэффициента:

• 1,046 для февраля;
• 1,010 для февраля в високосный год;
• 0,977 для апреля, июня, сентября и ноября;
• 0,945 для января, марта, мая, июля, августа, октября и декабря.

Нужный коэффициент умножьте на количество календарных дней, отработанных в данном месяце.

Пример 2

Подсчет отпускных, если в расчетном периоде человек отработал не все дни.

Используем данные предыдущего примера. Но предположим, что в марте 2016 года работник 14 календарных дней болел - с 18-го по 31-е. Следовательно, в марте он отработал только 17 календарных дней (31 - 14). Оклад - 10 000 руб. За март сотруднику начислили зарплату в размере 6000 руб. Расчетное количество дней в марте:
0,945 × 17 дн. = 16,07 дн.
Средний дневной заработок составит:
(10 000 руб. × 11 мес. + 6000 руб.) : (29,3 дн. × 11 мес. + 16,07 дн.) = 342,82 руб.
Отпускные:
342,82 руб. × 28 дн. = 9598,96 руб.

Разберемся, как отправить сотрудника в отпуск и как рассчитать отпускные человеку, который отработал в организации всего несколько дней. Обратимся к пункту 7 Положения: для среднего заработка берут начисленную зарплату за отработанные дни.

Пример 3

Расчет отпускных новому сотруднику.

Работника зачислили в штат 6 июля 2016 года. Его оклад - 25 000 руб. С 13 июля ему предоставляют учебный отпуск на 20 календарных дней.
За отработанное до отпуска рабочее время (пять дней) ему начислят:
25 000 руб. : 22 дн. × 5 дн. = 5681,82 руб.
На отработанное время приходится семь календарных дней (пять рабочих + два выходных). Переведем количество отработанных рабочих дней в календарные:
31 дн. : 29,3 дн. × 7 дн. = 7,41 дн.
Размер отпускных:
5681,82 руб. : 7,41 дн. × 20 дн. = 15 335,50 руб.

Как учитывать при расчете премии

При расчете отпускных премию учитывают целиком, если ее начислили за месяцы расчетного периода. Основание - пункт 15 Положения. Если премию выплатили за месяцы, которые в расчетный период не вошли, ее надо распределять. Это делают пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Пример 4

Как учесть в расчете премию и как отправить сотрудника в отпуск, разберемся на примере.

Оклад работника 25 000 руб. С 6 июня 2016 года сотрудник идет в отпуск. Расчетный период - с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. За это время ему начисляли премии:

• ежемесячные по 40 процентов от оклада - 10 000 руб. (25 000 руб. × 40%);
• 2000 руб. в честь 23 февраля;
• по 5000 руб. в мае и октябре за успешное проведение посевной и уборочной;
• 10 000 руб. в октябре в связи с 10-летним юбилеем сельскохозяйственной компании.

Премии в честь Дня защитника Отечества и в связи с юбилеем компании в расчет не берите. Остальные суммы учитывайте в полном размере. Данные мы привели в таблице (см. ниже).
Тогда размер отпускных:
(300 000 руб. + 130 000 руб.) : (12 мес. × 29, з дн.) × 28 дн. = 34 243,46 руб.

Выплаты работнику, которые включают в расчет (таблица)

Лето - разгар отпускного сезона. Воспользуйтесь «шпаргалкой» для бухгалтеров и работников кадровых служб, где аудиторы «Правовест Аудит» в простой форме с примерами объясняют, как отправить работников в отпуск правильно.

Отпуск планируется заранее.

Согласно ст.114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

При составлении графика отпусков необходимо учесть, что некоторые категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время, поэтому необходимо от таких работников получить сведения, когда они планируют пойти в отпуск. К льготным категориям отпускников относятся, например, несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ), мужья - в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам. Кроме того, лица, работающие по совместительству имеют право на отпуск в момент отпуска по основному месту работы (ч.1 ст.286 ТК РФ) и т.п.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Оставшаяся часть отпуска делится на любые части, причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1). Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

О времени начала отпуска работника необходимо известить.

Работодатель согласно ст.123 ТК РФ обязан каждого работника известить о времени начала отпуска под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Предоставление отпуска сотрудникам принятым после утверждения графика отпусков.

Июнь 2016 года

Остались вопросы?