Как самому заполнить трудовую книжку. Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель. За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель. Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения. Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде. При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

ТК оформили неверно;
ТК потеряли;
Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

Подтверждённый рабочий стаж;
Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность (5.27 КоАП).

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п. 45 правил Правительства РФ от 2003 года №225. На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е. документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника. Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
Книга учета движения ТК– 75 лет;
Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

ФИО по паспорту (не сокращаем)
Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

Порядковый номер записи
Дата приема сотрудника
«Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК). Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами. Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой. С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна». Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время. Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально. Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях. За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Сведения о работе

Увольнение

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене. С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут. Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Законодатели уже не первый год грозятся избавить нас от трудовых книжек. Но когда ещё это будет, а пока ведение этих документов на каждого работника является «головной болью» кадрового делопроизводства. Дело в том, что ошибки делают записи в трудовой книжке недействительными и требуют исправления путём переписывания, а иногда и оформления дубликата. К тому же регламентирующие порядок оформления трудовых книжек Постановление кабмина № 225 «О трудовых книжках» и постановление №69 за подписью министра труда, утверждающее соответствующую инструкцию, содержат некоторые противоречия, разрешать которые кадровикам приходиться, обращаясь к тексту Трудового Кодекса.

Большинство же предпринимателей ведут кадры самостоятельно, далеко не всегда разбираются в нюансах трудового законодательства и понятия не имеют, как правильно заполнить трудовую книжку.

Правила оформления трудовых книжек

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

оформленные на постоянную работу;
принятые в штат по временному трудовому договору;
сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
число, месяц, год рождения цифрами;
уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
дата заполнения;
подпись работника;
подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

графа 1 «номер записи» - в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

3. Раздел с поощрениями

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным. К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства. Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

номер записи по порядку;
дата поощрения;
тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом. В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы. Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

4. Дополнительные сведения

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации. Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Что делать, если трудовая закончилась?

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

графа №1 – номер записи по порядку;
графа №2 – дата исправления;
графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
Новая вписывается над ней.
На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

наличие сокращений;
ошибки в написании ФИО;
неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
пропущена дата оформления книжки;
отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
не проставлена печать на титульном листе;
данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Трудовая книжка — один из тех документов, от правильного заполнения которых зависит довольно многое. Именно на основе записей в трудовой после выхода на пенсию будет рассчитываться размер пенсии.

Также все ваши работодатели будут внимательно изучать, насколько грамотно были сделаны пометки, ведь это также является одним из показателей профессионализма.

Думаю, все мы уже поняли, насколько важно уметь правильно вписывать поступление на работу и выход с работы. Рассмотрим, как собственно следует заполнять титульную страницу и все остальные. В данной статье мы подробнейшим образом рассмотрим все нюансы правильного заполнения трудовой.

Для начала следует разобраться, по каким правилам происходит заполнение трудовой книжки. В Российской Федерации действует соответствующее положение. Принято оно было Министерством труда еще в 2003 году, однако с того времени не менялось.

В «Инструкции по заполнению трудовых книжек» можно найти всю необходимую информацию. Однако если вы не владеете юридическими и специальными терминами, самостоятельно разобраться во всех деталях довольно трудно.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Как заполнить первую страницу с личной информацией?

Рассмотрим по строчкам, как следует заполнять данный раздел.

Строка 1 — Ф.И.О.

Заполнять данное поле следует в точном соответствии с тем, как указаны ваши данные в паспорте.

Ни в коем случае не приемлемы изменения данных даже в том случае, если имя или фамилия указаны в паспорте не правильно. Лучше всего взять свой документ и просто переписать Ф.И.О.

Строка 2 — Дата рождения

Абсолютно ВСЕ даты вписываются арабскими цифрами в следующей поочередности — число, месяц (важно писать две цифры, то есть, например, февраля — это не 2 месяц, а 02), год (четыре цифры, никаких сокращений).

Строка 3 — Образование

Опять-таки никаких сокращений. Нет понятия высшее образование, так как может быть, как полное высшее, так и неполное высшее. Пишите подробно и четко.

Строка 4 — Дата заполнения трудовой книжки

Заполнить книжку следует в течение пяти дней с того момента, как вы устроились на работу. Опять-таки пишем в следующем порядке число, месяц (важно писать две цифры, то есть, например, февраля — это не 2 месяц, а 02), год (четыре цифры, никаких сокращений).

Строка 5 — место для подписей

Подписываться должны два человека: владелец трудовой и сотрудник компании, который заполнял книжку.

Строка 6 — Печать

Обычно печати ставят директора или начальники отделов.

Как сделать первую запись в трудовой книжке?

В графе «Сведения …» в первую очередь следует вписать название предприятия. Не забывайте, что в трудовой не должно быть ни одного сокращения.

То есть если вы работаете в ОАО «ТТТ», то вписывать следует следующим образом — Открытое акционерное общество «ТТТ».

Затем, строчкой ниже, приписываете ОАО «ТТТ» — это штамп организации.

Строчкой ниже начинаем вносить необходимую информацию.

Заполняем слева направо.

Поле 1 — Номер записи по порядку. Рядом с первой записью соответственно становиться номер «1».

Поле 2 — Дата заполнения. В этой графе также вписывать даты следует лишь арабскими символами. Никаких сокращений. Сначала число, затем месяц и в конце год.

Поле 3 — Непосредственно вводятся необходимые сведения о приеме на работу, переводу или освобождении от должности. Рядом с записью в обязательном порядке должна стоят подпись владельца книжки (то есть сотрудника). Она свидетельствует о том, что работник знает о приказе.

Поле 4 — данная графа включает основания для приказа. Это может быть приказ, протокол, распоряжение. Обязательно указывать дату и номер приказа. Например, Приказ от 15. 07. 1990г. N 2.

Образец, как следует заполнять трудовую книжку

Как исправить ошибку в трудовой?

Бывает, что в запись, сделанную в трудовой книжке, вкрадывается ошибка. Исправление таких опечаток следует производить в специальном порядке. Недопустимо просто перечеркнуть или тем более замазать запись.

Например, если ошибка произошла в названии организации, то следует не трогать данную запись.

Внести все так, как было указано выше, и лишь под записью в графе «Сведения о…» сделать пометку со следующим содержанием:

«В наименовании организации была допущена ошибка». Затем указать правильное название компании. Сокращения ЗАО, ОАО и т.д. должны быть полностью раскрыты.

Как заполнять трудовую книжку ИП?

Несмотря на то, что трудовая книжка является главным документом, подтверждающим деятельность сотрудника, в одном случае делается исключение — в случае индивидуальных предпринимателей.

По сути, индивидуальный предприниматель не имеет право делать записи в трудовой книжке, так как является не работником, а работодателем.

Как же тогда решается вопрос выплат в пенсионный фонд? Отчисление в пенсионный идут не от зарплаты, а от заработка. Пока индивидуальный предприниматель должным образом производит отчисления в налоговую и пенсионный фонд — ему начисляется трудовой стаж.

Как заполнить трудовую книжку, работая у индивидуального предпринимателя?

Особой разницы при заполнении документа нет. Единственное отличие — это введение сведений о работодателе. Если в случае с ЗАО мы писали наименование компании, то теперь следует писать «Индивидуальный предприниматель Имя, Фамилия», так как указано в документах.

Подведем итог

Рассмотрим, какие ошибки ни в коем случае не приемлемы при заполнении трудовой книжки.

Запрещается:

Делать сокращения в датах.
Делать сокращения в именах, фамилиях.
Делать сокращения в названии организации.
Использовать римские символы.
Исправлять ошибки с помощью перечеркивания.

Надеемся, что наши советы помогут вам правильно и легко заполнить трудовую книжку!

Если таковые документы в фирме не ведутся, то это серьезное нарушение закона.

Доказать наличие трудового стажа за этот период работы будет невозможно, а значит он не будет учтен при начислении пенсии. Поэтому знать, как заполняется трудовая книжка, необходимо всем работающим.

В статье представлена инструкция о порядке заполнения трудовых книжек.

ТК – документ, касающийся трудовой деятельности человека.

Все вопросы, относительно порядка ее ведения, оговорены в Трудовом кодексе и соответствующих правительственных Постановлениях (№ 225 от 16.04.2003 г.), Постановлении и Письме Минтруда РФ (№ 69 от 10.10.2003 г.ст.5.27 ; № 656-6-0 от 18.03.2008 г.).

Ответственные лица

Ответственность за наличие трудовых книжек, оформленных каждому работнику предприятия, ложится на плечи руководителя предприятия.

Руководитель издает приказ о назначении работника, отвечающего за правильное заполнение, учет и хранение этих документов. Им же назначается другой работник, который может подменить главного ответственного во время его отсутствия. Обычно это работники кадровой службы (ОК).

Требования к ведению трудовой книжки

Общие сведения

ТК заводится на каждого сотрудника, проработавшего на фирме не менее 5 дней. Для них эта работа должна быть основной.

Это также и сезонные, временные и внештатные трудящиеся, на которых тоже распространяется социальное страхование.

Записи в ТК делаются полностью, без сокращений (во избежание их неправильного прочтения), синим, фиолетовым или черным шрифтом.

Каждая из записей начинается с отдельной строки и снабжается своим порядковым номером. Даты в них отображают так:

день и месяц – 2 цифры;
год – 4 цифры.

Ведется ТК на государственном языке РФ. А на территориях автономных республик она может вестись на двух языках – русском и национальном.

Состоит ТК из трех разделов:

В первом – на титульном листе – отражаются сведения о работнике – его фамилия, имя и отчество в именительном падеже без сокращений. Также здесь указывается его образование, профессия или специальность. Организация, выдающая ТК, ставит на этом листе печать.
Второй — данные о работе сотрудника.
Третий — содержит сведения о его награждениях.

В двух последних разделах обязательно указываются документы, на основании которых делается каждая запись. Обычно это номера соответствующих приказов с их датами.

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

В раздел «информации о работе» вносятся все данные о поступлении, перемещении, учебе во время работы, связанной с повышением квалификации, службе в армии или других специальных структурах и т.п.

Также отображаются здесь сведения о переименовании предприятия или отдельной его структуры, данные об увольнении работника и другие.

Причем последние сведения удостоверяются ни только подписью ответственного лица, но и самого работника.

В графу для записи вписывается название предприятия, его структурного подразделения и должность работника.

В последний раздел ТК вносятся те награждения, которые оговариваются в трудовом кодексе РФ или коллективном договоре организации. Предоставление таких поощрений не обязательно и не постоянно. В соответствующее поле вносится наименование компании, должность работника и вид поощрения. Рядом, в следующей графе дается ссылка на соответствующее основание. Премии здесь не отражаются.

Особые ситуации

Если во время работы сотрудника в компании происходит смена ее наименования, либо структурные изменения, касающиеся конкретного ее подразделения, то это обязательно отражается в ТК и заверяется уже новой печатью данной организации.
При смене фамилии работника, его старая фамилия перечеркивается, а сверху пишется новая. Рядом на корочке расшифровывается основание замены записи с печатью и подписью ответственного лица. Это единственно допустимое перечеркивание в ТК.
Если после незаконного увольнения сотрудника, суд обязывает работодателя восстановить его на работе, то вносится запись, аннулирующая предыдущие сведения о его увольнении со ссылкой на документ-обоснование данного решения.
В случае смерти работника отражается информация о прекращении трудового договора с указанием даты смерти из соответствующего свидетельства.
Если страниц для всех записей в ТК не хватает, то оформляется вкладыш к ней. Правила его заполнения не отличаются от общих правил, и он подшивается в ТК.

Аккуратное и правильное заполнение ТК на каждом этапе трудовой деятельности намного облегчит процесс оформления пенсии.

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши к ним и бланки – документы строгой отчетности. В отделе кадров, где хранятся ТК, ведется книга их учета.

В ней отражаются полные сведения о движении всех этих документов вне зависимости от того новые ли они или были выданы другой организацией.

Другими словами – информация о ТК всех сотрудников данного учреждения (бывших и нынешних).

Книга эта пронумерована, прошнурована и заверена печатью руководителя организации. Учет бланков ТК ведется бухгалтерией предприятия — аналогичным образом.

ТК постоянно хранятся в отделе кадров. В исключительных случаях они могут выдаваться по требованию работника под расписку и на строго оговоренное время.

При увольнении работника она выдается ему, о чем он расписывается в книге регистрации. Если по непонятным причинам сотрудник не забрал ТК, то она находится в ОК еще 2 года, хранясь отдельно от всех других документов. После этого она передается в архив предприятия, где хранится последующие 75 лет.

Ошибки при заполнении: что делать?

Так как все сведения в трудовую книжку вносятся вручную, то нет гарантии отсутствия ошибок при ведении записей.

Исправление ошибок, допущенных при заполнении данного документа, проводится только по следующим правилам:

Неправильные сведения признаются недействительными. Об этом делается соответствующая запись. Ниже под следующим номером вносится правильная запись.
При нарушении нумерации информации, исправления делаются аналогично вышеуказанным. Вся запись под неправильным номером признается недействительной. А затем она повторяется под новым номером.
В случае незначительной ошибке в личных сведениях о сотруднике (буква в имени, фамилии и т.п.), обнаруженной при его приеме на новое место работы во время сверки документов, она исправляется предыдущим работодателем или там, где была допущена эта неточность.
Неверные записи на титульном листе не исправляются. В этом случае бланк ТК считается испорченным и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт. А работнику взамен нее выдается новая ТК с правильными сведениями.

Перечеркивание неправильной записи запрещено. Такой документ считается недействительным.

Заполнение дубликата ТК

В случаях утери ТК, ее повреждении, при наличии в ней записей, аннулированных судебными решениями, при стихийном бедствии, ЧП на предприятии и т.п. возникает необходимость выдать дубликат ТК.

В обычных ситуациях работник подает заявление в кадровую службу о выдаче дубликата ТК и указывает причину этого.

Документ оформляется в срок до 15 рабочих дней. На его титульном листе обязательно указывается «Дубликат».

В случае если некоторые записи в испорченном документе невозможно восстановить, необходимо документальное подтверждение стажа за соответствующее им время. Лишь тогда документ возможно восстановить.

При выдаче дубликата ТК кадровый работник делает соответствующую запись в журнале учета ТК.

В чрезвычайных ситуациях трудовой стаж для оформления ТК определяется специальной комиссией, которой предоставляются все необходимые для этого бумаги. Если же восстановить факт работы человека в то или иное время не представляется возможным, недостающие сведения можно восполнить с помощью 2-3 свидетельских показаний. Об этом комиссия составляет соответствующий акт.

Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор.

В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать – расскажем в данной статье.

Нормативная база

Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина.

Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.

Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

Правила ведения (постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003).
Инструкция (приказ Минтруда № 69 от 10.10.2003).

Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.

Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.

И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.

Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.

Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий

Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон – сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.

После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом – либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.

Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.

Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.

Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.

Следующий шаг – внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.

Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Форма заполнения сведений о работнике выглядит следующим образом:

Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений.
Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной.Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта.
Образование сотрудника.
Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его – удостоверение, диплом или аттестат.
При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись.
Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений.
Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации.

После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия.

Как оформить книжку в части сведений о работе

В разделе сведений о работе необходимо прописать наименование организации полностью и его аббревиатуру при наличии. После этого пишется номер записи и дата приема на работу.

Далее делается запись о приеме на работу, обязательно прописывается структурное подразделение и полное название занимаемой должности. Также после этого нужно внести сведения о документе, который послужил основание для приема на должность.

Дата и номер данного документа должны быть отражены обязательно!

В том случае, когда сотрудником выполняются определенные обязанности по совместительству, по желанию можно внести записи и об этом факте. Но это возможно только при наличии документа, который может подтвердить данную деятельность.

Для этого необходимо указать номер записи, ее дату, далее нужно сделать запись о назначении сотрудника в роли совместителя. Далее необходимо указать наименование структурной единицы, наименование профессии или должности, и, конечно же, сведения о квалификации.

Выполнение данных обязанностей должно регламентироваться соответствующим документом, данные о котором вносятся в последнюю очередь.

Как заполнять документ в разных случаях: образцы

Впервые

Новая трудовая заполняется в соответствии с информацией, указанной выше.

Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Дубликат

Как оформить дубликат? В правом верхнем углу титульного листа книжки необходимо написать «Дубликат».

При наличии прежней трудовой книжки на ее титульной странице необходимо подписать следующее: «Взамен выдан дубликат», при этом обязательно указать серию и номер дубликата.

В дубликат должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в данную организацию для прохождения службы. Подтвердить это нужно соответствующими документами.

Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрении, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж должен быть записан в суммарном виде, то есть необходимо указать общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

При этом нет необходимости писать о работодателях, предприятиях и периоды времени работы у них.

Если до поступления на работу в определенную организацию сотрудник уже имел опыт работы, то при оформлении дубликата информация о непрерывном стаже работы обязательно должна быть внесена, при подтверждении этого факта соответствующими документами.

Затем уже идет роспись непрерывного стажа по периодам времени с указанием всех предприятий, где сотрудник числился в штате и выполнял свою профессиональную деятельность.

Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывается в видео.

Копия

Копию трудовой необходимо заверить сотрудником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц трудовой книжки, которые имеют какие-либо записи.

Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также на ксероксе не нужно менять масштаб.

После последней записи на копии страницы должна быть сделана запись, которая содержит ее порядковый номер, надпись «работает по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность заверяющего и поставить печать под записью.

Ниже страницы копии нужно сделать запись «копия верна», подписать фамилию, инициалы и должность заверяющего, время заверения и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой книжки.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели обязаны совершать все операции по заполнению трудовых. Именно для этого при регистрации данного статуса требуется создать печать для данного типа работодателей, чтобы деятельность предприятия носила характер официальной.

Водители должны предоставлять работодателю для оформления трудовой книжки следующие документы:

Паспорт.
СНИЛС.
Трудовую книжку.
Военный билет.
Водительские права.
Документы об образовании.

Для водителя

Для водителей важно иметь пройденный медицинский осмотр, чтобы выявить противопоказания к работе. Все эти сведения не отражаются в трудовой книжке.

В целом для водителей все заполняется точно таким же образом, как и для остальных должностей.

Для граждан РБ

Для граждан Республики Беларусь с 2016 года также можно заводить трудовые книжки. Все данные, которые вносятся в данный документ о сотруднике, делаются на основании действительных документов гражданина.

Обязательно нужно указать национальность сотрудника и сделать пометку при заполнении личных данных сотрудника о гражданстве.

можно на нашем сайте.

Образец докладной записки на руководителя можно найти . Образцы оформления докладной записки на сотрудника, о премировании, особенности составления документов в Республике Беларусь и в Украине.

Как открыть продуктовый магазин .

Как вносить исправления

Кадровые служащие – тоже люди, и им так же, как и для всех остальных, свойственно допускать ошибки. Нужно помнить, что если ошибка замечена при первичном заполнении, то сей документ необходимо тут же уничтожить, без внесения каких-либо изменений.

Затем необходимо составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой именно вам.

Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

Бывают такие ситуации, когда человек вносит записи о незаконченном высшем образовании, а потом получает его, заканчивает. Соответственно, нужно изменить данные об образовании.

На основании полученного документа нужно просто создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

Особенности аннулирования записи

Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи и подписать новые на основании соответствующих документов.

Отметим, что в сведениях о работе зачеркивания недопустимы.

Нужно поступить следующим образом – после последней записи в соответствующем разделе сделать запись о признании ошибочной записи недействительной и под новым порядковым номером сделать правильную запись.

Если ошибка в записи обнаружена при новом ответственном сотруднике за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, затем пишет по-правильному, подписывает дату исправления и приказ. При этом запись об отмене неверной должна нумероваться следующим номером по порядку.

При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта.

Первый – делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также запись, что информация об увольнении недействительна.

Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но уже кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной.

Как делать записи в трудовой книжке о работе узнайте из видео.

Вконтакте