Письмо в банк о деятельности и деловой репутации. Краткая характеристика хозяйственной деятельности организации

Posted On 07.01.2018

ГлавнаяОбразцы формы бланки формуляры документов

Помощник бессознательно получает мнение о заявителе, что вложил собственные взгляды, просматривая обращение и его мысли. Фактически заявление это заменитель личности обращающегося. Это является критично существеннымв проблемах, если ответ формируется от внутреннего состояния. Получить нужный документ у специалиста стоит существенных затрат. Потому что это имеет огромное значение.

Информационное письмо является некоммерческим деловым письмом, основная цель которого - реклама, информирование, извещение о сотрудничестве в дальнейшем, о сроке, на протяжении которого действует договор, о главных аспектах экономической деятельности компании, о продукции, изготовляемой компанией и т.д.

Информационное письмо зачастую выступает в качестве маркетингового инструмента, с помощью которого осуществляется продвижение продукции компании, привлечение новых клиентов и увеличение объемов продаж или же доносится информация до сотрудников компании о расширении или же о других новостях, связанных с жизнью организации.

Объем информационного письма, как правило, колеблется от одного небольшого абзаца до нескольких листов. В основном, информационные письма подписывают руководители организаций, и в случае рассылки большому количеству людей (к примеру, всем клиентам компании) могут и вовсе не содержать подписи руководителя.

Очень часто информационные письма имеют типовой характер. Они часто содержат предложения и рекомендации или дословно приводят отдельные положения из нормативных правовых документов.

Также информационное письмо может содержать приложения (определенные вложения с дополнительной информацией).

Правила для оформления информационных писем соответствуют общепринятым правилам по оформлению деловых писем.

Как же грамотно составить информационное письмо в официальном стиле?

Оформление информационных писем осуществляется в соответствии с установленными правилами деловой переписки, их структура полностью соответствует общепринятой структуре делового письма, написанного в официальном стиле.

Зависимо от конечной цели информационного письма, написанного в деловом стиле повествования, выделяют такие его разновидности:

Зачастую к информационному письму прилагают сопроводительное письмо, в котором информация в развернутом виде предоставляется более детально, а также по отдельным положениям законодательных или других нормативных правовых документов.

Подписывает в обязательном порядке информационное письмо председатель компании, а иногда – его заместитель или секретарь. В случае рассылке писем в большом количестве часто используют факсимиле.

Образец составления информационного письма вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Образец информационного письма

Информационное письмо - некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Информационное письмо

По своей сути информационное письмо является служебным документом и представляет собой официальное сообщение определенных сведений в письменной форме.

Пример составления

Обычно такие письма имеют типовую форму и рассылаются определенными властными органами или организациями. Так, это органы государственной власти самых различных уровней, рассылающие письма подведомственным им организациям, в том числе, и определенного типа.

Что касается содержания письма, то его текст обычно – это выдержки из нормативно-правовых актов, предложения, касающиеся деятельности подведомственной организации или учреждения, рекомендации.

Любое информационное письмо может сопровождаться всеми необходимыми приложениями, раскрывающими его содержание. Один абзац или даже несколько страниц текста – объем документа может варьироваться. За некоторыми исключениями подписывается такой документ руководителем организации, направляющей письмо. Его оформление осуществляется на специальном бланке.

Письмо содержит определенные реквизиты, к которым относят:

Скачать образец информационного письма (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 2 437)

Следующие статьи:

Информационное письмо - некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

• письмо-сообщение (извещение, уведомление) - о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
• письмо-заявление - о каких-то намерениях адресанта;
• письмо-подтверждение - о получении товара, денежных средств, документов;
• письмо-напоминание - о выполнении обязательств;
• рекламно-информационное письмо - реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

Образец информационного письма о выставке

Уважаемые участники!

Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней .

1. Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Гоголевском бульваре в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России.
2. Минимальный размер изображения по короткой стороне - 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне - 45см (напр. отпечаток 30х45).
3. Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
4. Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
5. Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес [email protected] для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля .
6. Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля .

C уважением, оргкомитет

Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).

Скачать информационное письмо образец

Похожие статьи

1. Разновидности инфо-писем
2. Оформление
3. Примеры

Информационное письмо – это, по сути, классическое деловое послание. Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких-либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны… Словом, это обычное деловое сообщение, которое пишется в свободной форме, но ограничено нормами деловой переписки.

Разновидности инфо-писем

1. Письма-сообщения. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких-то процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
2. Письма-заявления. В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.
3. Письма-подтверждения.

   Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».

4. Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
5. Рекламно-информационные письма. Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств.

Как написать информационное письмо?

Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий. При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.

Образец информационного письма вы можете найтиздесь.

Оформление

Структура и реквизиты инфо-письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост.

1. В левом верхнем углу бланка указываются реквизиты вашей фирмы – название, юридический адрес, контактные данные и т. д. Можно заполнить эти сведения вручную, заранее пропечатать в файле-образце или просто поставить штамп компании, если он у вас есть. Штамп содержит все нужные реквизиты, и дополнительно вам придётся указать лишь дату составления письма и его исходящий номер. Если вы пишете ответное письмо, обозначьте рядом дату и номер входящего документа.
2. В правом верхнем углу нужно указать сведения об адресате. Обычно здесь можно обойтись должностью и ФИО руководителя-адресата, но в идеале следует прописать ещё и название самой компании вкупе с адресом её нахождения (включая индекс).
3. По центру напишите заголовок, отражающий тему и содержание письма (например, «О возникших в процессе поставки сложностях», «О результатах совещания»).
4. В содержательной части изложите информацию, которую хотите донести до получателя. Начинайте текст с фраз «информируем вас о…», «доводим до вашего сведения, что…», «извещаем вас о…». Старайтесь избегать многословности, пишите лаконично и упорядоченно, не перескакивая «с пятого на десятое». Не забывайте: если суть можно изложить в пяти предложениях, не надо исписывать целый лист. Это касается, кстати, и рекламных текстов (даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа). Написанное по типовому образцу информационное письмо о смене директора, например, занимает буквально 4–5 строк.
5. Если вы прикладываете к посланию какие-либо документы или другие дополнительные материалы, перечислите в конце содержательной части все приложения. Дайте к ним краткие пояснения, если нужно. Укажите количество листов в прилагаемых бумагах.
6. Завершите письмо формулировкой «С уважением…» (или любыми аналогичными). В самом конце нужно указать должность отправителя и его фамилию с инициалами. Отправителем может быть руководитель, его заместитель либо делопроизводитель. Если написанием и отправлением деловой корреспонденции занимаетесь лично вы, ставьте свою подпись. Если же вести переписку уполномочен кто-либо из ваших сотрудников, можно указать в качестве отправителя его. А иногда инфо-письма рассылаются десяткам и сотням людей сразу (например, всем клиентам фирмы). Расписываться на каждом из них – задача не самая приятная. В таких случаях можно обойтись и без неё.

Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.

Примеры

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так:

«Уважаемый Владимир Петрович!

Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.

Новые реквизиты:

к/с 30157710200000000704

р/с 65462810810000002774

БИК 044895627

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».

Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику. Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное. Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно. В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.

И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.

Правильное написание писем - наука сложная, имеющая свои особенности для каждого конкретного случая. Столетиями человечество использует в обычной жизни и в работе информационные письма. За многие годы для каждого определенного случая сформировался свой образец письма-извещения.

Правильный образец письма-извещения

Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:

• письмо, сообщающее какую-либо информацию - извещение или уведомление;
• письмо-заявление о намерениях его отправителя;
• письмо-подтверждение о получении чего-либо;
• письмо-напоминание о необходимости выполнения условий;
• письмо рекламного характера, предоставляющее сведения о компании, ее услугах и продукции.

Как написать письмо-извещение?

Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение - кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько. Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме.

Основные правила написания

Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.

Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

• подчиненным;
• коллегам;
• партнерам;
• клиентам;
• потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Каждый банк для открытия предпринимательского счета требует от нового клиента подтверждения деловой репутации и информацию о деятельности компании. Но это только в случае, если клиент ранее не обслуживался данным учреждением (если обслуживался, подтверждать репутацию необязательно). Это правило касается не новых компаний, только-только вышедших на рынок, но давно работающих организаций. Недавно начавшие деятельность фирмы не должны предоставлять письмо о деловой репутации в банк (образец которого мы покажем в этой статье), так как репутация еще не сформировалась. В таком случае нужно подать информационное письмо в банк о деятельности организации.

Как осуществляется данная процедура? Клиент просит своих партнеров, с которыми сотрудничает, и которые также обслуживаются этим банком, написать мнение о репутации, либо поставить подпись в созданным вами документом. Письмо в банк о деятельности организации (образец ниже) также может подать банк, в котором ранее обслуживалась фирма.

Часто бывает, что какой-то контрагент отказывается оставлять свое мнение о вас, мотивируя отказ сильной занятостью. В такой ситуации разумно будет самостоятельно составить документ и предложить партнеру подписать его. Ниже вы увидите образец пояснительного письма в банк о деятельности фирмы, который также можно использовать, если какой-то из деловых партнеров обратится к вам за аналогичной услугой.

Не последним вариантом является подтверждение репутации своим отзывом. Это лучше, чем оставить запрос работников финансовой организации (ФО) безответным. Халатное отношение к требованиям ФО повлечет отказ от сотрудничества со стороны банка.

Письмо о бизнес репутации юридического объекта

Мнение бизнес-партнера о вашей деловой репутации излагается письменно и может иметь произвольную форму. Требований, как таковых, нет, главное указать в сообщении такие реквизиты:

• Имя контрагент;
• Печать делового партнера;
• Подпись руководителя контрагента;
• Дата составления документа.

Желательно, чтобы письмо писалось на бланке партнера.

Помните, что мнения контрагентов, обслуживающих другими финансовыми учреждениями, вашему банку будут неинтересны.

Особое внимание нужно уделить дате. Дело тут вовсе не в формальности, но в актуальности информации. При современных реалиях, когда жизнь течет очень быстро, ФО крайне важно иметь только актуальные данные. Документ не должен быть устаревшим, но дату указывать обязательно – без даты могут вообще не принять во внимание письмо.

Специалисты рекомендуют при создании письма о деловой репутации компании использовать по-максимуму конкретные данные. Обобщенная информация также не принимается. Такие заезженные фразы, как «надежный и ответственный», «всегда вовремя платит», воспринимаются как пустой звук, но если их подкрепить фактами (привести примеры контрактов, указаны суммы, на которые они были заключены, сроки, в которые совершались проплаты и т.д.) – документ станет более реальным и, как следствие, его примут. Также можно указать, какие планы у партнера на дальнейшую работу с вашей фирмой.

В отдельном пункте необходимо выделить, что контрагент не имеет к вашей фирме никаких претензий и нареканий, рекомендует к сотрудничеству, как партнера, которому можно доверять.

Отзыв о бизнес-репутации может оставлять также банк, с которым вы ранее сотрудничали. Такие организации пользуются своими шаблонами, в которых указываются количество деловых партнеров, суммы оборотов и т.д.

Письмо о деловой репутации от собственной фирмы

Бывает, что деловые партнеры по каким-то причинам не могут оставить свое мнение касательно вашей фирмы (являются клиентами другой финансовой компании, не успевают по срокам, не хотят и т.д.). В таком случае вы можете написать отзывы непосредственно от принадлежащей вам фирмы.

Какую информацию необходимо указывать в таком отзыве? Абсолютно все, что финансовое учреждение способно проверить посредством открытых источников. В этот список входят отзывы в Сети Интернет, участие в государственных тендерах, газетные публикации, телерепортажи и прочее. Непременно укажите, что ваша фирма не находится ни в каком из «черных» списков (кредитных налоговых и т.д.).

Такой документ можно делать основным (если других не будет), или дополнительным. Он не только подтверждает, что компанию уважают другие фирмы, но и она находится на хорошем счету на рынке труда, у Федеральной Налоговой Службы и других структур.

Письмо об уточнении платежа в банк

Никто не застрахован от ошибки при совершении платежей, но не каждую ошибку можно исправить одним лишь звонком, некоторые требуют отправления письма. Представьте такую ситуацию: вы или ваш деловой партнер совершили платеж на крупную сумму, но обнаружили, что была допущена ошибка. Об этом как можно быстрее стоит уведомить учреждение, которое непременно свяжется с получателем и уточнит резонность внесения корректив. Другими словами, для изменения платежа нужно уведомление финансовой организации и согласие получателя.

Опишем процесс изменения платежа на примере оплаты госпошлины. Если вы допустили ошибку, вы отправляете от имени компании соответствующее ходатайство о внесении корректив в ФНС и в ФО.

Письмо об уточнении платежа в банк создается по таким правилам:

• Желательно использовать бланк компании;
• Нужно правильно указывать название компании, ФИО руководителя (или ответственного лица);
• Указывайте контрагента, который при совершении платежа был указан, как получатель.
• Обязательно опишите причины внесения изменений, в этот раз лучше не ошибиться с цифрами или другими реквизитами;
• Обязательно пишите точную дату совершения платежа (вплоть до времени). Лучше прикрепить копии квитанций;
• В конце укажите дату написания, поставьте печать компании, также нужна подпись директора.

Ниже представлен образец документа в формате MS Word, и вы можете воспользоваться им при необходимости.

Первую группу образуют письма, связанные с распространением информации. Управленческая деятельность предполагает распространение информации в связи с различными причинами: необходимостью передачи официальной информации (информационные письма), необходимостью информирования заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, письма данной группы носят инициативный характер.

Вторую группу образуют письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам в связи с выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе взаимодействия споров и противоречий и отражают различную степень и глубину претензий (от писем-напоминаний до писем- требований и рекламационных писем).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия но различным поводам. Не отражая собственно управленческую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду взаимодействия.

Следует отметить еще два вида писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

Рис. 9.1.

Письма, связанные с распространением информации

Информационное письмо – письмо, содержащее сведения официального характера.

Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям, деятельности которых касается содержащаяся в них информация. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения но их применению в определенных ситуациях.

В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические указания и разъяснения и т.п.).

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двухтрех страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем рассылающей их организации.

Ранее аналогом информационных писем были так называемые циркулярные письма – письма, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера. В настоящее время название "циркулярное письмо" не используется.

Примеры информационных писем

Письмо-сообщение – письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата.

Письмо-сообщение может быть послано но инициативе автора или являться ответом на соответствующие письма с просьбой или запросом. Письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации с использованием одной из следующих ключевых фраз:

При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует использовать те же языковые обороты и лексику, которые использовал автор просьбы или запроса, при условии, что они корректны в языковом отношении.