Деловое общение по телефону (правила). Этикет: правила общения по мобильному телефону

Сегодня общение по телефону стало неотъемлемой частью жизни каждого человека. Находитесь ли вы дома или на улице, но у вас всегда под рукой будет телефон. А уж на работе без телефона просто не обойтись. Вспомните, сколько раз на дню вам звонят или вы дозваниваетесь, чтобы уточнить или получить нужную информацию. И при каждом деловом звонке вам приходится соблюдать телефонный этикет .

Деловое общение по телефону - это целая наука, постигать которую приходится с первого дня вашей работы. Порой очень трудно перестроить себя с привычных фраз, которые вы употребляете при разговоре по телефону для решения личных вопросов. А теперь появляются различные правила телефонного этикета, которые вам никогда нельзя забывать. При этом есть правила этикета, которые предписаны тем, кто звонит, и тому, кому звонят .

Если звоните вы

Итак, вам надо сделать деловой звонок, чтобы узнать определенную информацию. В этом случае, когда вам ответят, уточните, дозвонились ли вы туда, куда хотели . Часто компании разрабатывают определенное приветствие для всех звонящих, из которого вы узнаете, куда дозвонились и кто вам ответил. После получения этой информации вам надо кратко представиться и описать ситуацию, почему вы звоните.

Часто бывает так, что человек просил вас перезвонить, но на момент вашего звонка сотрудника нет на месте . В этом случае телефонный этикет обязывает вас не бросать трубку и не выяснять у другого человека суть вопроса, а спросить, когда будет нужный вам сотрудник и в какое время удобнее всего будет позвонить.

Иногда разговор по телефону может затянуться надолго. Если вы предполагаете именно такой исход, не лишним будет поинтересоваться у собеседника, есть ли у него время для разговора . Даже если ваш собеседник может вам уделить достаточно времени, не затягивайте разговор, ведь общение по телефону - это обмен информацией, поэтому говорите кратко, но информативно.

Завершать разговор также должны вы . Сейчас вам надо постараться оставить о себе хорошее впечатление, поэтому к словам прощания добавьте фразу «Надеюсь, что наши контакты будут полезны!».

Если звонят вам

А теперь следует рассмотреть правила делового общения по телефону, если звонят вам. В этом случае телефонный этикет предписывает вам не сразу же бросаться к телефону, а снять трубку после 2-3 звонка . Затягивать также сильно не стоит. Перед тем как снимете трубку, соберитесь, улыбнитесь и только после этого можете приветствовать собеседника.

В качестве приветствия психологи не рекомендует использовать слово «Здравствуйте», так как в нем очень много согласных звуков. Также нельзя использовать в качестве приветствия такие слова, как «Алло» и «Слушаю», так как это признак неуважения к собеседнику. Приветствуйте человека, который вам звонит, словами «Добрый день!» . Заметьте, что использовать приветствия «Доброе утро» или «Добрый вечер» также нельзя, так как рабочим считается именно день.

После приветствия назовите вашу должность и представьтесь . Если вам не назвали причину звонка, то вам надо постараться ее выяснить. Если вы не выясните причину звонка до начала самого разговора, то в этом случае продолжать контакт будет неуместно.

Так как человек, который звонит вам, надеется на то, что его звонку уделят должное внимание, всегда во время разговора с собеседником поддерживайте его такими репликами «Да», «Совершенно верно», «Понимаю…» и т. д.

Всегда контролируйте свой голос и темп речи . Телефонный этикет точно обозначает скорость речи: 120-150 слов в минуту. Именно такой темп принят для проведения . Приветствовать собеседника и называть себя нужно немного медленнее. Также старайтесь всегда отвечать бодрым голосом, даже если вы сильно устали. Человеку на другом конце провода всегда намного приятнее говорить с собеседником, который показывает живой интерес к разговору.

По правилам телефонного этикета разговор должен заканчивать тот, кто звонит. Но если вы чувствуете, что разговор слишком сильно затянулся, к тому же, он уходит в сторону, то постарайтесь закончить беседу, направив ее в нужное русло . Для этого вы можете воспользоваться фразой, например, «Думаю, основные детали мы выяснили…».

И запомните, что во время делового разговора по телефону вы не должны подрывать доверие клиента к компании, поэтому не употребляйте фраз с отрицательной конструкцией . Так, вместо фразы «Я не знаю» употребите фразу «Мне надо уточнить информацию по этому вопросу». Нельзя напрямую отказывать человеку, который вам звонит, поэтому не говорите «Мы не можем сделать этого для вас». Вместо этой фразы скажите «В настоящее время для нас это будет довольно затруднительно, но…».

Всегда поддерживайте хороший имидж компании, ведь именно для этого и был разработан телефонный этикет. Учитесь правильно говорить с клиентами, следите за вашей речью, чтобы число желающих общаться с вами только увеличивалось .

Общение по телефону, как и все другие виды общения, имеет свои приемы и правила. Если телефон по роду вашей деятельности становится для вас «правой рукой», то было бы неплохо превратить его в союзника, зная правила разговора по телефону. Руководствуясь этими правилами общения по телефону, вы сможете верно, выстроить разговор и расположить к себе собеседника.

1. Деловой звонок обязательно начинайте с приветствия: доброе утро, добрый день и т.д. Это не только проявление вежливости, так вы даете собеседнику время сообразить, кто вы, и сосредоточиться на возможной цели вашего звонка.

Если звонят вам, не забывайте, что человек, ожидающий, пока вы снимите трубку, отвлекается - даже если это продолжается в течение трех сигналов вызова (установленный во многих организациях порог ответа). В результате он часто не может сосредоточиться в первые несколько секунд разговора. Если вы сразу же произнесете название своей организации, абонент может не уловить его, а переспросить постесняется. Это приводит к потере времени - его и вашего - и такой ситуации легко избежать.

Поздоровавшись, назовите свою организацию и/или номер телефона, чтобы абонент удостоверился, что он попал туда, куда нужно. Ошибка обнаруживается сразу же, и это позволяет не тратить зря времени. И наконец, называя себя, вы с самого начала устанавливаете с собеседником позитивные отношения. При этом и ваша организация, и вы сами представляетесь ему более радушными и дружелюбными. Никогда не спрашивайте незнакомого человека: «Как дела?» Это звучит фальшиво. Никогда не заявляйте собеседнику: «Вы меня не знаете». Это указывает на недостаток уверенности в себе.

2. Тщательно выбирайте время для деловых звонков. Самые неудачные часы - рано утром или поздно вечером.

Обязательно спрашивайте: «У вас есть минутка для короткого разговора или мне перезвонить в другое время?» Предложите время для разговора, если человек в данный момент не может с вами поговорить: «В 10 часов вас устроит?»

3. При помощи метода ВИЖД убедитесь, что вас слушают. Эта аббревиатура состоит из начальных букв ключевых элементов успешного звонка.

В . Внимание. Вы должны заставить собеседника сосредоточиться и внимать вашим словам, чтобы не стать жертвой его рассеянности.

И . Интерес. Чтобы поддерживать внимание собеседника, ваше сообщение должно учитывать фактор интереса.

Ж . Желание. Ваши слова должны пробудить у собеседника желание.

Д . Действие. Ваше сообщение должно заканчиваться четко сформулированным планом действий.

4. Обязательно называйте собеседника по имени. Если вы только что познакомились, постарайтесь, чтобы его имя запечатлелось у вас в памяти. Этого можно добиться, повторив его про себя несколько раз, а затеи часто его используя. Помните, что людей больше всего интересует собственная персона! Американские исследователи проанализировали 500 телефонных звонков и обнаружили, что местоимение «я» встречается в них более 4000 раз!

По окончании разговора запишите имя собеседника, а также другую информацию о нем, полученную во время беседы, например, имена и возраст его детей. Аккуратно храните эти записи. Они помогут вам установить еще более теплые отношения при последующих звонках.

5. Улыбайтесь во время телефонного разговора. Улыбка не только помогает передать собеседнику ваш энтузиазм, но и подпитывает вас энергией. Улыбка способствует выработке мозгом химических соединений которые усиливают ощущение уверенности в себе и оптимизма.

6. Обязательно делайте «благодарственные» звонки в тех случаях, когда вам оказали какую-либо услугу. Они очень полезны для будущего сотрудничества. Чем быстрее ваша реакция, тем действеннее такие звонки.

7. Постарайтесь представить себе образ мыслей собеседника. Это непростая задача, однако существуют способы облегчить ее.

• Не пытайтесь выполнить объективный анализ на основе голоса собеседника. Для левого полушария мозга, отвечающего за логику, в этой ситуации слишком много неизвестных величин. Вместо этого прислушайтесь к интуитивному правому полушарию. Расслабьтесь, слушая собеседника, и позвольте впечатлениям и ощущениям сформироваться в вашем мозгу. Такие естественные впечатления могут оказаться удивительно точными.
• Высокий темп речи (в том случае, если содержание вполне осмысленно) указывает на интеллект выше среднего.
• Колебания, заикание и паузы часто выдают волнение или нерешительность.
• В зависимости от содержания подчеркивание определенных фраз может указывать на соответствующие подсознательные симпатии и антипатии.
• По стилю собеседника попытайтесь определить, с каким типом личности вы беседуете: с «руководителем», «матерью», «механиком» или «мотиватором».

«Руководителю» следует объяснить, как ваши предложения будут способствовать его успеху или облегчат достижение его целей. Убедите «мать» в ценности своих предложений, подчеркивая то, какую пользу они принесут людям. При разговоре с «механиком» используйте факты и цифры, а сообщение для «мотиватора» должно быть как можно занимательнее.

8. Поощряйте сотрудничество при помощи фразы: «Вы согласны?» Это позволит вам:

• Вызвать позитивную реакцию собеседника на ваше сообщение.
• Вовлечь его в разговор в любой момент, когда вам требуется обратная связь относительно того, как воспринимаются ваши идеи, или когда вы хотите подчеркнуть ключевые моменты своего сообщения.
• Слегка подтолкнуть его к принятию вашей точки зрения, ответив на ваш вопрос положительно. Такой ответ наиболее вероятен, поскольку люди склонны выбирать самый легкий путь. Только очень упрямый человек способен отрицательно ответить на такой дружелюбный вопрос. И чем больше утвердительных ответов вы услышите во время беседы, тем выше шансы, что ваши предложения будут приняты.
• Добиться согласия в завершающей стадии разговора. Если вы уже использовали эту фазу несколько раз, ее повторение увеличит вероятность того, что более серьезная просьба тоже будет выполнена.

В некоторых случаях людям так нравится эта фраза, что они даже копируют интонации и голос того, кто ее произносит.

9. Никогда не отвечайте на телефонный звонок, когда вы едите, пьете или разговариваете с кем-то другим. Ни в коем случае не закрывайте телефонную трубку рукой, чтобы обратиться к стоящему рядом с вами человеку. Это выдает ваш крайний непрофессионализм.

10. Обязательно прощайтесь с собеседником: умение эффективно закончить разговор по телефону не менее важно, чем умение донести свои мысли до слушателя. Слишком длинный разговор способен вызвать смущение, скуку или раздражение собеседника.

Чтобы должным образом завершить разговор, используйте технику ВТЗ (вежливость-твердость-законченность):

Будьте вежливы. Если вы имеете дело с незнакомым человеком, включите его имя в свое последнее предложение. Если вы хотите, чтобы собеседник запомнил те или иные факты, повторите их сразу же после прощания.

Будьте твердыми . Не позволяйте вовлечь себя в не имеющую отношения к делу дискуссию. Если вам трудно это сделать, для подстраховки имейте под рукой несколько благовидных предлогов, например: «Прошу прощения, меня зовут к другому телефону». Обычно - если ваш тон доброжелателен - собеседник понимает намек, что пора прощаться.

Заканчивайте разговор. Только обязательно позвольте собеседнику первым повесить трубку. Если это сделаете вы, то разговор закончится на психологически не очень дружественной ноте.

Телефонные переговоры давно стали важным инструментом бизнеса и просто частью нашей жизни. И понятно, что если вы хотите производить впечатление умной девушки или женщины, общение по телефону должно быть вежливым. Причем не только с родственниками, друзьями и приятельницами, но и с незнакомыми людьми - об этом говорит современный этикет. Если соблюдать элементарные правила общения по телефону, вежливость всегда будет вашей визитной карточкой. Она поможет вам сформировать или укрепить положительный образ.

Конечно, вежливость нужна и на работе. Соблюдение правил делового разговора способно повлиять на имидж вашей компании вообще и на ваш имидж деловой леди в частности. Поэтому стоит научиться правильно отвечать на телефонные звонки, если вы хотите сделать успешную карьеру в офисе или в личном бизнесе. Этикет делового разговора по телефону освоить не так уж и сложно: главное - запомнить основные правила, которым и посвящена данная статья.

Небольшая оговорка: конечно, под прицелом нашего внимания главным образом будет искусство правильно вести беседу с бизнес-партнерами, клиентами, поставщиками, начальством, подчиненными. Но и нюансы, так сказать, неформальной техники общения по телефону мы не пропустим. Ведь во время бесед с подружками, родственниками, молодыми людьми тоже могут попадаться «подводные камни», которых воспитанной девушке стоит избегать. Так что этикет делового общения будет дополняться секретами неформального разговора по телефону.

Не стоит долго трезвонить

Набрав интересующий вас номер, в ожидании ответа не держите трубку слишком долго. Оптимальная длительность ожидания - не более пяти или шести гудков. Если вам не ответили за это время, то вызываемый собеседник или отошёл, или слишком занят и не может сейчас говорить. В любом случае не стоит забывать о вежливости, оглашая кабинет бесконечными звонками. Если звонят вам, то отвечать на вызов нужно после второго или третьего звонка. Такая оперативность поможет звонящему сэкономить время и покажет ваши хорошие деловые качества.

Современный этикет подразумевает, что правила действуют не только во время делового разговора, но и при неформальном общении. Даже номер лучшей подруги не стоит набирать десять раз в пять минут (если, конечно, не случилось что-то жизненно важное). Раз трубку не берут сразу, значит по каким-то причинам не могут этого сделать - нужно проявить терпение. Лучше набрать номер через время или дождаться, пока вам перезвонят. И брать трубку (или принимать вызов на мобильном) тоже лучше без лишних задержек. Даже если вы знаете, что сейчас ваш номер набрали, чтобы просто поболтать. Этикет предписывает все тех же два-три звонка. И действительно, зачем заставлять человека ждать дольше?

Представьтесь, назвав своё полное имя

Первым называет своё имя вызываемый абонент, то есть тот, кто отвечает на звонок. Подняв трубку, всегда начинайте с приветствия, а затем назовите свою должность в компании (или название отдела, в котором вы работаете) и своё полное имя. Обычно руководство компании заранее решает, как именно сотрудники должны называть компанию при ответе на телефонный звонок - корпоративный этикет предполагает, что это должно быть короткое, но полное представление организации, которое подходило бы для ответа на весь спектр возможных входящих звонков. А вот при звонках внутри компании достаточно назвать только своё полное имя.

Целесообразно также в самом начале разговора добавить одну-две фразы, которые помогли бы создать приятную атмосферу и показали бы собеседнику вашу доброжелательность и желание помочь. Невыразительные «Алло» или «Слушаю!» неуместны, так как не дадут звонящему никакой информации - он будет вынужден спрашивать о том, куда он попал и кто с ним говорит. Кроме того, приветствие даёт вызывающему абоненту достаточно времени для того, чтобы подготовиться к восприятию важной для него информации.

Конечно, в этом плане неформальное общение гораздо проще: в начале обычного, а не делового разговора нет необходимости называть свою фамилию или должность, нет нужды подбирать первую фразу. Этикет не будет нарушен, если вы просто скажете: «Привет, это… » - главное, чтобы собеседник понял, кто с ним общается. Если же вы созваниваетесь с давним другом (подругой), ближайшими родственниками (например, с мамой или сестрой) или молодым человеком, - с тем, кто знает вас по голосу, - можно вообще не представляться, а просто обменяться приветствиями.

Да, этикет может предписывать и более уважительное начало, например: «Здравствуйте» или «Добрый день» и по имени-отчеству, но только тогда, когда и в реальной жизни вы общаетесь точно так же. И помните, что последовательность обмена приветствиями, характерную для делового общения, воспитанная девушка или женщина сохраняет даже в неформальном разговоре. Если звоните, дайте человеку поздороваться, не перебивайте (даже если это ваша лучшая подруга), а потом сами поприветствуйте его и скажите, чего хотите. Если звонят вам, поздоровайтесь, а потом дайте человеку поприветствовать вас и внимательно выслушайте его - этикет будет безупречно соблюден.

Всегда спрашивайте, своевременно ли вы звоните

Если звоните вы, всегда спрашивайте, есть ли у собеседника время выслушать вас. Дело не только в вежливости, хотя и это тоже очень важно. Если ваш собеседник в данную минуту чем-то слишком занят, он будет слушать вас не слишком внимательно и не сможет полностью вникнуть в изложенную вами информацию. В итоге ваш звонок будет неэффективным. Этикет и банальная логика подсказывают, что лучше не забывать о приличии и в начале разговора использовать такие фразы:

• Можете ли вы уделить мне пять (десять, несколько) минут? Мне нужно поговорить с вами о… (коротко изложите суть вопроса).
• Когда мне лучше созвониться с вами, чтобы обсудить… ? Мне потребуется для разговора пять минут вашего времени.
• Если вас не затруднит, перезвоните мне сразу, как освободитесь.

Особенно важно спрашивать у собеседника, удобно ли ему с вами говорить, если вы звоните на мобильный телефон. Ведь в этот момент человек может быть где угодно, и не везде он готов выслушивать деловые предложения.

Если наоборот - кто-то звонит вам в то время, когда вы не можете разговаривать, - теперь уже вы можете попросить собеседника перезвонить вам. Сообщите время, наиболее удобное для повторного звонка. Можете пообещать, что перезвоните сами. Обязательно извинитесь за то, что не можете выслушать позвонившего коллегу и вынуждены прервать разговор.

Этикет предписывает учитывать эти правила не только во время делового общения, но и при неформальной беседе. Когда номер набираете вы, конечно, можно обойтись без сухого официоза, но даже у мамы, подружки или мужа (парня) стоит поинтересоваться, удобно ли ей (ему) сейчас разговаривать. Особенно если вы звоните человеку на работу. Исключение составляют лишь те ситуации, когда вы точно знаете, что ваш собеседник сейчас ничем важным не занят или специально ждет вашего звонка.

Если же набрали вас, но времени поддерживать беседу нет, не стесняйтесь сказать, что вы заняты, даже если на другом конце провода тот человек, которому вы очень близки и дороги. Но помните, что правильное современное общение по телефону - это еще и искусство, умение и способность не обидеть и не разочаровать. Поэтому даже при неформальном разговоре извинитесь за то, что не можете поговорить, и скажите, что перезвоните. Но только не забудьте выполнить это обещание. Или скажите, когда вас набрать, если по какой-либо причине не сможете перезвонить сами. Этим вы не только соблюдете этикет, но и покажете, что уважаете внимание обратившегося к вам человека.

Небольшое дополнение: если вы достаточно часто созваниваетесь с кем-то, тем более не просто с подружками, а по работе, для делового общения, целесообразно договориться об определенном времени. Если партнер по бизнесу будет знать, что, например, вы наберете его в 15:00, он сможет подготовиться к беседе. И наоборот: если вы будете знать, что делового звонка стоит ждать, например, в 11:15, это даст вам возможность спланировать свой трудовой день до этого момента и после него - это как раз тот случай, когда этикет работает на вас.

И никто не мешает вам договориться с подружками и назначить время для десятиминутки ежедневной болтовни. Знать, когда будет проходить неформальное общение по телефону, тоже удобно, ведь у каждой девушки и женщины есть еще куча бытовых забот и нужно, чтобы их решение не совпадало по времени с дружеской беседой.

Не забывайте о тоне вашего голоса. Улыбайтесь!

Если вы никогда ещё не встречались с человеком, с которым разговариваете по телефону, то единственным средством создать о себе благоприятное впечатление станут интонации вашего голоса. Поэтому тону голоса необходимо уделить особое внимание, потому что именно так можно создать благоприятную атмосферу для важного разговора. Если во время разговора вы будете улыбаться, ваш незримый собеседник почувствует к вам симпатию. Это поможет расположить его к себе, и ваш разговор будет протекать более продуктивно.

И во время неформальной беседы доброжелательный тон тоже очень важен. Почему? Просто представьте себе ситуацию: у вас все хорошо, но с мамой или подружкой вы разговариваете как-то сухо, холодно, безжизненно. В такой ситуации человек по ту сторону провода либо обеспокоится, и тогда начнутся расспросы на пустом месте, либо обидится на вас. Но вы ведь и сами прекрасно понимаете, что с близкими сердцу людьми общаться доброжелательно еще важнее, чем с бизнес-партнерами во время делового разговора.

Естественно, при неформальной беседе вполне допустимы не только улыбки, но и смех, шутки, приколы. Но, веселясь, не забывайте о том, что нужно все-таки соблюдать этикет и не перебивать собеседника, даже если это лучшая подруга и у вас только что родился очень смешной каламбур в ответ на какое-то ее выражение. В противном случае шутки могут закончиться обидами и упреками.

Говорите чётко и размеренно, точно выражая мысль

Целью делового звонка должно быть достижение взаимопонимания, а не стремление привести контраргументы на каждый довод собеседника. Дайте звонящему достаточно времени, чтобы усвоить ваши мысли, но не затягивайте разговор, чтобы не потерять его внимание. Обдумайте заранее предстоящий разговор, чтобы передать суть проблемы как можно более точно, избегая пространных и многословных рассуждений.

В то время как вы ведёте деловой разговор по телефону, темп речи должен быть почти вдвое меньше, чем при обычном разговоре. Это необходимо главным образом из-за того, что слушающий вас человек ограничен в возможности использовать для восприятия другие органы чувств, кроме слуха. При визуальном контакте лучшему пониманию способствуют жесты, мимика и другие средства невербального общения, в то время как при разговоре по телефону ваш собеседник только слышит ваш голос. Поэтому старайтесь говорить немного медленнее, чем обычно, чётко выговаривая слова и употребляя короткие предложения. Говорите коротко и ясно.

Вы без труда сможете определить оптимальный темп беседы, если в самом начале разговора вы прислушаетесь к тому, как говорит ваш собеседник. Если вы хотите достичь взаимопонимания, лучше будет, если вы подстроитесь именно под его темп речи. Если человек говорит медленно, то он не будет успевать следить за вашей мыслью, слушая «сто слов в минуту». А если собеседник говорит быстро, возможно, он торопится, и медленная, перемеженная частыми паузами речь будет его раздражать. Вряд ли он захочет когда-нибудь разговаривать с вами ещё раз.

Все эти правила важны не только для делового общения - они находят свое применение и в неформальной беседе. Даже если вы рассказываете последние новости лучшей подружке, не стоит мямлить или тараторить - этикет призывает вас уважать собеседников, давать им время подумать, представить, сказать. Помните, что искусство общения по телефону состоит в том, чтобы и рассказать, и услышать, а также получить и подарить моральное удовольствие от разговора с вежливым человеком.

Завершение разговора

Положите трубку только тогда, когда вы будете уверены, что вызывавший вас собеседник сказал всё, что ему было необходимо. Прервать собеседника на полуслове и положить трубку было бы слишком невежливо с вашей стороны. В самом конце стоит коротко подвести итог разговора, чтобы убедиться, что ваш собеседник услышал всё сказанное вами и что вы сами правильно поняли всё, что он вам сказал. Это поможет избежать возможных недоразумений.

Если разговор получился более продолжительным, чем вы рассчитывали, по его окончании не извиняйтесь, а поблагодарите собеседника за то, что он уделил вам своё время. Тем самым вы покажете, что уважаете его рабочее время, и вам не придётся заканчивать разговор извиняющимся тоном. Обеим сторонам будет приятно, если вы приветливо попрощаетесь, пожелав друг другу удачи или хорошего дня. Такое пожелание поможет вежливо закончить важный телефонный разговор.

Эти правила делового общения находят свое отражение и в неформальных случаях. Завершая беседу с дорогим вашему сердцу человеком, нельзя говорить: «Пока» - и просто вешать трубку. Нужно обязательно дождаться его ответа, даже если торопитесь. В принципе, этикет воспитанной девушки подразумевает, что это же правило вы будете соблюдать и в случае с просто знакомыми или родственниками. И, конечно же, если человек по ту сторону трубки первым говорит вам: «До свидания», - обязательно вежливо с ним попрощайтесь. Понятно, что если вы этого не сделаете, на вас могут просто обидеться. Причем чем ближе вас воспринимает человек, тем глубже будет обида. Помните, что правильное и современное общение по телефону - это искусство, которое обязывает внимательно относиться к чувствам собеседников.

Обсуждение 1

Похожие материалы

Телефонные разговоры
потому такие непринужденные и дружеские,
что собеседники не видят друг друга.
/ Леопольд Новак /

«- Алло, а куда я попала?

По телефону мы говорим очень много. Не важно, приходится ли основная часть разговоров на служебные дела или дела семейные, здесь также необходимо соблюдать кодекс норм поведения. Начнем с того, что если вы находитесь на самом пике эмоций, не поднимайте телефонную трубку, чтобы позвонить. Ваша агрессия может быть неоправданной, необходимо успокоиться и разобраться в ситуации. Ваши бьющие через край позитивные эмоции также могут оказаться не ко двору собеседнику, который может быть либо занят важным делом, либо переживать какие-то неприятности.

Телефон это, конечно же, по большей части средство общения между двумя людьми, но поговорить на конфиденциальные темы, используя это средство коммуникации, как правило, удается только шпионам из фильмов. Когда бы вы ни говорили, вас обязательно слышит кто-то еще, пусть даже случайно, поэтому если вам срочно необходимо сообщить что-то «не для общих ушей», постарайтесь найти максимально удаленное место. Как показывает практика, будучи в чужой стране также не стоит разглагольствовать на родном языке, особенно обсуждая свою личную жизнь. В эпоху мировых передвижений вы не застрахованы от того, что человек, находящийся рядом с вами не является вашим соотечественником, который с наслаждением слушает вашу беседу, а то и знаком с объектом обсуждения.

Для звонков по телефону существует приемлемое и неприемлемое время. Лучше отложить звонки, которые приходятся на время до половины восьмого утра и после половины одиннадцатого вечера. Исключением является ситуация, когда вы точно знаете привычки собеседника и уверены, что не разбудите его домочадцев. Кстати, звонки на домашний или личный мобильный номер недопустимы в случае отсутствия дружеских личных отношений. В праздники и выходные дни необходимо стараться удержаться от поручений и разговоров на рабочую тему, в это время можно позвонить и поздравить тех коллег, с которыми вы наиболее тесно общаетесь.

Если звонок пришелся на совещание, а вы забыли или по причине его важности, не выключили телефон, то необходимо попросить прощения у ваших собеседников и прерваться на звонок, на максимально короткое время. Если это звонит ваш подчиненный или сотрудник, равный по карьерной лестнице, объясните, что вы заняты и назначьте конкретное время, когда нужно перезвонить с запасом десять-пятнадцать минут, или пообещайте перезвонить сами, тоже с указанием конкретного времени.

Деловые телефонные переговоры, проходящие через секретаря это отдельная тема для этикета. Секретарь это лицо компании, поэтому он должен быть максимально корректен. Если звонящему необходимо поговорить с начальством, необходимо выяснить его имя и вопрос, по которому он звонит. Во избежание неприятных ситуаций секретарь не должен забывать о графике своего начальства. Если телефон приемной или секретариата настроен на многоканальную линию, то при переключении на соответствующего абонента, необходимо справиться, есть ли он на месте, прежде чем переключать на личный номер. Ответ об отсутствии абонента должен быть максимально этичным по формуле «Его сейчас нет на месте. Что я могу ему передать? (Чем я могу вам помочь? – в случае, если вы действительно можете заменить этого человека в его сфере)»

Разговоры по мобильному телефону не должны беспокоить окружающих вас людей. Громкость звонка должна быть сбалансирована так, чтобы находящиеся рядом с вами люди не подпрыгивали от того, что кто-то позвонил. Разговаривать по телефону громко – это признак недостаточного воспитания. Никогда не кричите в трубку, если плохо слышите вы – пожалейте уши вашего собеседника и просто нормальным голосом попросите говорить громче.
Мобильный телефон должен быть отключен в таких общественных местах, как театры, на таких важных событиях, как совещания или семейные праздники, если это предусматривается этикетом конкретной семьи, а также в самолетах в целях безопасности.

Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров:

• если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор;
• следует говорить максимально кратко и по существу;
• нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи;
• если вы ошиблись номером, нельзя спрашивать, или - лучше переспросить;
• если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4-6 длинных гудков - вашему собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону;
• как минимум несколько раз подумайте перед тем, как звонить в неурочное время - слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует звонить до 8 утра и после 11 вечера;
• нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по домашним номерам в выходные и праздничные дни.

Неудобные ситуации

Часто бывает так, что телефонный звонок застал вас во время важного разговора или совещания. В таких случаях лучше всего попросить собеседника оставить свой номер телефона и пообещать перезвонить ему позже. Лучше всего обозначить возможное время ответного звонка (при этом не забудьте выполнить свое обещание).

Если у вас посетители, а вам необходимо позвонить, то следует попросить у них прощения, а сам звонок постараться сделать максимально коротким.

Бывает так, что вы в гостях и вам необходимо позвонить. Это можно сделать, только предварительно попросив разрешения у хозяев.

Отправляясь в гости или на деловое свидание, вы в случае необходимости можете оставить своим сотрудникам или родственникам телефонный номер того места, куда вы идете. Правда, необходимо спросить разрешения хозяев или своих деловых партнеров заранее.

При этом следует предупредить о том, что вы ожидаете звонка. Но лучше все-таки избегать подобных ситуаций.

Если у вас сотовый телефон

Достижения современной науки и техники позволяют нам почти постоянно находиться в пределах досягаемости телефонного звонка. Сотовый или иной радиотелефон прочно вошел в быт бизнесменов, финансистов, журналистов и людей многих других профессий. Но в то же время он ни в коем случае не должен мешать окружающим. Практически у каждого такого телефона есть возможность отрегулировать громкость и тембр звонка так, чтобы он был почти не слышен никому, кроме вас.

Идя в театр, на концерт или в музей, следует отключить звонок или вообще выключить телефон. Звонок телефона в театре неуместен и отнюдь не прибавит вам авторитета в глазах окружающих.

Но бывает и так, что вы ждете звонка и сигнал сотового телефона застал вас во время беседы, обеда с деловым партнером или переговоров. В этом случае обязательно надо извиниться, а сам разговор свести к минимуму. То же относится и к той ситуации, если вам надо сделать срочный звонок. По возможности, лучше при этом отойти в сторону.

Сотовые телефоны недешевы, разговор по ним в несколько раз дороже, чем по обычной телефонной линии. Громкий и без особой нужды продолжительный разговор в окружении многих людей наверняка не прибавит вам авторитета в их глазах, напротив, оставит у них впечатление о выскочке, желающем пустить пыль в глаза.

Если вы звоните на номер сотового телефона, то следует помнить, что ваш собеседник может быть в дороге, за рулем автомашины и, отвлекая его, вы можете подвергнуть его опасности. Поэтому будьте кратки и отложите обсуждение деталей до другого раза.

Деловой этикет в телефонном разговоре - деловой этикет общения по телефону

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Его используют, чтобы провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу. Очень часто первым шагом на пути к заключению делового договора является именно телефонный разговор.
У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией. Но к деловому телефонному разговору необходимо тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить главное, лаконично, ёмко и грамотно изложить свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20 - 30%).
Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. Например, в японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решит деловой вопрос по телефону за три минуты.
Основа успешного проведения делового телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приёмами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в её решении. Важно, чтобы разговор вёлся в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Ещё Ф. Бэкон отмечал, что доброжелательный тон более важен, чем употребление хороших слов и расположение их в правильном порядке. Таким образом, во время делового телефонного разговора необходимо создать атмосферу взаимного доверия.
Эффективность делового телефонного общения во многом зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Существенное значение имеет также умелое проявление экспрессии. Она свидетельствует об убеждённости человека в том, что он говорит и его заинтересованности в решении обсуждаемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь вам поможет правильное использование методов внушения и убеждения. По данным психологов, тон, тембр голоса, интонация могут нести до 40% информации. Нужно только обращать внимание на подобные "мелочи" во время телефонного разговора. Самому же следует стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прервать собеседника.
Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, в резкой форме высказывает несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. Постарайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильными по существу и грамотно изложенными по форме.
Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи. Быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных и согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, фамилии или другие имена собственные, которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.
Этикет делового телефонного разговора имеет в запасе целый ряд реплик для корректировки общения. Например:

Как Вы меня слышите?
Не могли бы Вы повторить?
Извините, очень плохо слышно.
Простите, я не расслышал, что Вы сказали, и т.п.

Звонок по домашнему телефону деловому партнеру для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы ни звонили: начальнику или подчинённому. Воспитанный человек не станет звонить после 22 часов, если для этого нет острой необходимости, или не получено предварительного согласия на этот звонок.
Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30 - 40% времени занимают повторения фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку и бумагу. Прежде чем начинать набирать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Составьте план беседы, запишите вопросы, которые хотите решить или сведения, которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Чётко сформулируйте их, исключив возможность неоднозначного толкования. Постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если вы обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного и переходите к следующему.
С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например
Итак, по этому вопросу мы договорились?
Могу ли я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения?
Как я Вас понял, (в этом вопросе) мы можем рассчитывать на Вашу поддержку?
Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.

При подготовке к деловой беседе по телефону постарайтесь продумать следующие пункты:

Какую цель вы ставите перед собой в предстоящем телефонном разговоре;
- можете ли вы вообще обойтись без этого разговора;
- готов ли к обсуждению предполагаемой темы собеседник;
- уверены ли вы в благополучном исходе разговора;
- какие вопросы вы должны задать;
- какие вопросы может задать вам собеседник;
- какой исход переговоров устроит (или не устроит) вас;
- какие приемы воздействия на собеседника вы можете использовать во время разговора;
- как вы будете вести себя, если ваш собеседник
- решительно возразит, перейдёт на повышенный тон;
- не отреагирует на ваши доводы;
- проявит недоверие к вашим словам, информации.

Вежливость нужно проявлять не только во время личного общения или беседы, но и во время телефонного разговора. Существуют правила и здесь, как для того, кто звонит, так и для того, кто на звонок отвечает.

Как правильно позвонить?

Во-первых, что касается времени. Невежливо тревожить людей рано утром, поздно вечером, ночью и в выходные дни, а также в те моменты, когда твой собеседник принимает гостей, если у него тяжело болен кто-то из близких и в других подобных ситуациях, если, конечно, ты об этом знаешь или предупреждена.

Согласись, что удобнее подождать пару часов, нежели позвонить подруге ни свет ни заря и "вежливо" спросить: "Я тебя не разбудила?" — и услышать в ответ сон-ный, раздраженный голос (еще полбеды, если это будет голос твоей подруги, а если это будет голос кого-то из ее родителей?).

Звонить поздно вечером, даже если ты хочешь вежливо сказать "Спокойной ночи", — тоже не самый лучший вариант. А вдруг ты разбудишь того, кому желаешь спокойного сна?

Ну а ночью лучше поспать самой и дать поспать другим.

Было бы нескромно отрывать внимание человека от гостей и приковывать его к твоей персоне, а уж беспокоить больного человека телефонными звонками и вовсе жестоко.

Единственным исключением из этих правил является ситуация, когда кто-то из твоих знакомых ждет от тебя важной информации и сообщает тебе, что ты можешь позвонить в любое время дня и ночи.

Продолжительность разговора зависит, конечно, от важности той информации, которую ты собираешься сообщить, и от ряда других условий.

Например, если ты звонишь из телефона-автомата, а рядом с тобой ждет своей очереди другой человек, то время твоего общения должно быть сокращено до минимума. Нельзя долго разговаривать по телефону также в том случае, если ты звонишь от соседей или знакомых.

Что касается существа телефонного разговора, то это отдельная тема. Ты, конечно, знаешь, что телефон существует не для развлечения, а для того, чтобы дать возможность пообщаться людям, находящимся друг от друга далеко. Поэтому мило болтать о пустяках по телефону недопустимо, темой разговора может быть только действительно важный вопрос.

Например, одна девчонка звонила на работу своей маме по пять раз за полчаса. Каждый раз она набирала номер, просила женщину, поднимавшую на другом конце трубку, позвать к телефону свою маму, а когда мама подходила к телефону, спрашивала: "Мам, а что мне поесть?" Мама говорила, что в холодильнике стоит кастрюля с супом, девочка отвечала, что она поняла, и клала трубку. Через несколько минут ее начинал волновать вопрос — можно ли поесть еще и то, что лежит в сковородке, и она опять звонила на работу маме. Получив ответ на этот вопрос, она звонила опять, чтобы спросить, чем покормить кошку, потом звонила еще раз, чтобы узнать, когда мама вернется с работы и т. д. Девчонку совсем не волновало, что она отрывает от работы по таким мелочам не только свою маму, но и другую женщину, которая принимает телефонные звонки.

Не стоит обсуждать по телефону то, о чем можно поговорить при встрече. К тому же по телефону обсуждение важной информации затруднено тем, что мы не видим выражения лица, позы, жестов собеседника и не можем составить полное представление о том, как он воспринимает наши слова.
Поздравить с праздником по телефону ты можешь только близких друзей или подруг, а также тех, кто живет в другом городе. А вот выражать соболезнование по телефону не принято.

Если у тебя гости, а тебе нужно позвонить по телефону, то твое решение должно быть обдуманным. Если разговор можно отложить, то лучше перенести его на то время, когда гости уйдут. Согласись, неловко чувствуешь себя, когда подружка, к которой ты пришла в гости, оставляет тебя, чтобы поболтать с кем-нибудь по телефону. Если дело не терпит отлагательств, то ты должна извиниться перед гостями и очень кратко изложить суть вопроса по телефону, чтобы гости за это время не успели заскучать без хозяйки.

Звонить по телефону из дома, где ты находишься в гостях, не совсем удобно, но допустимо, если дело действительно важное и неотложное, а кроме того, необходимо вежливо попросить у хозяев разрешения позвонить. Долго говорить по телефону в такой ситуации нельзя, поэтому ты должна сразу предупредить об этом своего собеседника.

Если ты поддерживаешь телефонную связь со своей подругой через ее соседей, то тебе следует хорошенько обдумывать каждый звонок, поскольку не совсем удобно беспокоить чужих и, возможно, незнакомых тебе людей. Твои звонки должны быть краткими, в приемлемое для других время.

Конечно, просить о чем-то и благодарить за что-то другого человека лучше в личной беседе, при непосредственной встрече. Но близкому человеку передать свою просьбу или благодарность можно и по телефону. Не стоит этого делать в том случае, если ты звонишь не своему ровеснику, а, например, учителю или кому-то еще из взрослых.

Обсуждать другого человека по телефону нетактично, лучше этого не делать, ведь существует вероятность того, что кто-то еще слышит ваш диалог. По той же причине не следует беседовать по телефону о чем- то очень личном, ведь твой собеседник может находиться в такой ситуации, когда ему неудобно откровенно говорить на эту тему, потому что рядом находится посторонний человек.

Телефонная связь не всегда бывает удачной, поэтому уровень громкости вашего голоса должен быть приемлемым.

Не стоит кричать изо всех сил в трубку, но и шептать тоже нельзя. Если связь плохая, лучше перезвонить, а не напрягать чрезмерно свои голосовые связки и не причинять неудобств присутствующим при твоем разговоре людям; если нет ус-ловий для нормального разговора и приходится понижать голос, лучше отложить разговор до более подходящего момента. Говорить по телефону нужно четко и разборчиво, максимально внятно, а не максимально громко.

А что делать, если ты плохо слышишь того человека, которому звонишь? Для вас обоих важно, чтобы информация была получена и при этом правильно понята, поэтому ты должна предупредить своего абонента, что плохо его слышишь, возможно, он просто тихо говорит, если же виновата связь, то лучше перезвонить.
Если ты попала не туда, куда хотела дозвониться, то лучше всего в такой ситуации вежливо извиниться и положить трубку. Не стоит мучить незнакомого человека на том конце провода вопросами "А куда я попала?", "Какой у вас номер?", "Кто говорит?" и т. п.

Уточнить номер телефона того человека, к которому ты случайно попала, можно только в том случае, если ты уже не первый раз набираешь номер, а дозвани-ваешься все к нему же. В этом случае нужно быть очень вежливой и извиниться еще раз за причиненное беспокойство.

Бывает так, что после того, как ты набрала номер, ты слышишь диалог незнакомых людей. В такой ситуации воспитанный человек положит трубку и не станет слушать чужой разговор, а тем более вмешиваться в него.

Как вести телефонную беседу?

Если ты звонишь своим знакомым или друзьям домой, то после приветствия ты должна представиться. Если ты узнала по голосу, что трубку взяла твоя подруга, то ты можешь сказать, например: "Привет, это Наташа Савельева!", или "Привет, Маша, тебе звонит Наташа Савельева!", или "Добрый день, Света, тебя беспокоит Наташа Савельева!", или "Привет, это я, Наташа!"

Кстати, неплохо было бы тактично намекнуть своим друзьям и подругам, чтобы они тоже не забывали представляться, когда звонят тебе домой, чтобы тебе и твоим родителям было приятно общаться с ними и не возникало сложностей в передаче информации. Поэтому, чтобы избежать неразберихи, лучше заранее догово-риться с друзьями: "Давай представляться, когда будем звонить друг другу по телефону!"

Если ты звонишь своей подруге, а трубку берет кто-нибудь из ее родителей, то после обязательного приветствия и представления ты можешь спросить, например: "Можно пригласить к телефону Катю?", или "Могу я поговорить с Катей?", или "Вы не могли бы позвать к телефону Катю?", или "Позовите, пожалуйста, Катю!" и т. п.

Если ты позвонила подруге, а тебе ответил незнакомый голос, невежливо допытываться: "Кто у телефона?" или "С кем я говорю?" Чтобы убедиться, что ты попала в нужную квартиру, после приветствия можно спросить, например: "Это квартира Сизовых?" После получения утвердительного ответа ты должна представиться и вежливо попросить пригласить к телефону твою подругу.

Говорить лучше всего лаконично, не впадая в подробные описания и детальные характеристики, это удобно и для тебя, и для твоего собеседника.

Поскольку при телефонном общении участники разговора не имеют возможности видеть друг друга, то уместны различного рода уточнения, вопросы, переспрашивания. Если твой друг что-нибудь рассказывает тебе, время от времени ты можешь давать ему понять, что слышишь его и тебе ясно, о чем идет речь (ведь если ты будешь молча утвердительно кивать головой, он этого не увидит). Чтобы подтвердить твое внимание к словам собеседника, иногда вставляй в диалог следующие слова: "Да, да", "Да, я слышу, о чем ты говоришь", "Да, я поняла", "Конечно", "Я слышу" и т. п.

Заканчивает телефонный разговор обычно тот, кто звонил, но в беседе с близкими друзьями это правило может не соблюдаться. Однако если ты говоришь по телефону с парнем, то закончить беседу — твое право. Мужчина, согласно этикету, кладет телефонную трубку только после того, как женщина прекратила разговор.

По окончании разговора нужно попрощаться. Не обязательно произносить только одно слово прощания, можно сказать собеседнику что-нибудь приятное, например: "Спасибо за информацию", или "Было очень приятно поговорить с тобой", или "Спасибо, что уделили мне несколько минут" и т. п.

Как правильно принять телефонный звонок?

Если тебя попросили позвать к телефону, например, кого-то из родителей, нужно сказать: "Подождите, пожалуйста!", "Сейчас", "Подождите минуту!" и т. п. Ни в коем случае нельзя спрашивать: "А зачем?" или "А что вы хотите ей (ему) сказать?" Если того, кого просят к телефону, нет дома, следует вежливо спросить, не надо ли что-то передать ему, или подсказать, в какое время лучше перезвонить, чтобы застать нужного человека. Если тот, кто звонит, не представился, не стоит проявлять излишнее любопытство.

Если тебе позвонили по телефону в тот момент, когда у тебя гости, тебе нужно извиниться перед ними и вежливо попросить звонящего связаться с тобой в более удобное время, если, конечно, ин-формация не срочная и имеется возможность перезвонить после того, как уйдут гости. В любом случае разговор должен быть коротким.

Если по недоразумению попали в твою квартиру, не надо раздражаться, повышать голос, лучше спокойно сообщить о том, что звонящий ошибся ("Вы не туда попали" или "Вы ошиблись"). Невежливо в таком случае говорить что-нибудь вроде: "Надо нормально набирать номер" или "Вы сами-то знаете, куда хотите по-пасть?" И совсем недопустимо шутить с незнакомым человеком, заявляя, что он дозвонился в морг, баню, зоопарк и т. п.

Если ты идешь в гости в квартиру, где есть телефон, не стоит оставлять его номер, если в этом нет необходимости. Если же без этого не обойтись, то, придя в дом, предупреди хозяев, что тебе могут позвонить.

Что еще нужно знать о телефонных разговорах?

Услышав в телефонной трубке голос нежелательного собеседника, быстренько придумай любой правдоподобный аргумент, чтобы мгновенно закончить разговор, например ты можешь сказать: "Извини, я не могу сейчас разговаривать, жду звонка от мамы", или "Прости, в дверь позвонили", или "Извини, я не могу долго говорить, у меня на кухне сейчас молоко убежит". Умный человек быстро поймет, что с ним просто не желают разговаривать, и перестанет тревожить тебя звонками.

Совершенно недопустимо мешать разговору других людей, например задавать какие-нибудь вопросы человеку, который в этот момент говорит по телефону.
Нельзя бестактно торопить человека, разговаривающего по телефону-автомату, например стучать монеткой по стеклу телефонной будки или специально делать так, чтобы твое недовольное лицо попало в поле зрения говорящего. Если тебе действительно нужно срочно позвонить из автомата, вежливо скажи об этом тому, кто его занимает.

Неприлично комментировать чужой разговор, свидетелем которого можно стать на улице у таксофона, или высказывать вслух свое отношение предмету беседы, например, такими фразами: "Нашли о чем говорить!" или "Может, уже хватит об этом?" Тактичный человек постарается отойти подальше от говорящего по телефону и не проявлять излишнего любопытства.

И еще следует помнить, что телефон придуман не для развлечения. Звонить по любому придуманному номеру и спрашивать: "Это морг? Позовите Васю с третьей полки!" — не только бестактно, но и глупо. Существует множество более интересных развлечений.